Kanban Board Wiki

Die Kanban Tafel als Bestandteil des agilen Projektmanagements

Das agile Projektmanagement erfreut sich bereits seit vielen Jahren in unterschiedlichen Branchen einer immer größer werdenden Beliebtheit und auch Wichtigkeit. Im Vergleich zum klassischen Projektmanagement unterscheidet es sich vor allem in der Flexibilität und in der komprimierten Handlungsweise. Insbesondere aufgrund einer zunehmenden Komplexität der Umfeldbedingungen können Unternehmen nicht länger in starren Denkweisen agieren und sich ausschließlich an festen Prozessen orientieren. Vielmehr ist es erfolgsentscheidend in heterogenen Umfeldbedingungen die nachhaltigsten Lösungen zeitnah zu finden. Dies geschieht am besten dadurch, dass beispielsweise die betroffenen Stakeholder aktiv in die Entscheidungswege innerhalb der Projektplanungen mit eingebunden werden. Enge Kommunikationen, unter dem Tenor keine Zeit zu verschwenden sowie eine hohe Transparenz ist hierfür erfolgsentscheidend. Um das agile Projektmanagement unternehmerisch sinnvoll umzusetzen, haben sich Modelle und Tools, wie die Kanban Tafel durchgesetzt.

Was versteht man unter einem Kanban-Board?

Das beliebte Kanban-Tool ermöglicht es Arbeitsabläufe und Aufgaben einfach und überschaubar darzustellen, um den Beteiligten einen schnellen Überblick über das Vorhaben und vor allem über den Projektfortschritt zu ermöglichen. Darüber hinaus kann man auf diese Weise direkt einsehen, wer im Projekt, welche genauen Verantwortlichkeiten innehat und welche Aufgaben in diesem Rahmen noch zu absolvieren sind.

Ursprung und Verwendung

Kanban stammt aus dem Japanischen und heißt übersetzt so viel wie die Signalkarte. Bereits in den 40er Jahren des vergangenen Jahrhunderts entwickelte der Autohersteller Toyota dieses Tool, um im Zuge des Lean Managements komplexe Prozesse möglichst effizient zu gestalten. Heutzutage wird Kanban jedoch nicht mehr nur im technischen Umfeld eingesetzt, auch wenn das Tool dort seinen Ursprung hatte, sondern in ganz unterschiedlichen Branchen, insbesondere in Kombination bzw. als Grundlage für das agile Projektmanagement. Grundsätzlich ist dieses Tool immer dann von Vorteil und hilfreich, wenn es sich um Wertschöpfungsketten handelt, die gesteuert, angepasst und optimiert werden müssen. Aufgrund der gebotenen schnellen Visualisierung kann eine Transparenz der Prozesse in Echtzeit gewährleistet werden. Dieser Umstand wirkt sich dann automatisch sehr positiv auf die allgemeine Kommunikation der Beteiligten sowie auf die Motivation aus. Da hierdurch die Produktqualität erhöht wird, sind auch die Endkunden deutlich zufriedener.

Der Aufbau

Das Kanban-Board folgt einem einfachen Aufbau, um die anfallenden teils sehr komplexen Projekte schnell bewerkstelligen zu können. Zunächst werden sogenannte Spalten im Kanban-Board angelegt. Die Spalten visualisieren die entsprechenden Arbeitsschritte, die dann die einzelne Aufgabe im Speziellen durchläuft. In den Spalten werden im weiteren Prozess danach die sogenannten Karten positioniert. Auf diesen Karten können im folgenden Schritt die zu erledigenden Aufgaben vermerkt werden. Für den Bearbeitungsprozess an sich können hiernach die einzelnen Karten verschoben werden, je nach Fortschritt der Arbeitsleistung in den Spalten. Die Darstellung des Kanban-Boards ist sehr reduziert und hilft den Beteiligten schnell den projektspezifischen Status quo zu erfassen und die anfallenden Aufgaben einzusehen.

Weshalb ist ein Kanban-Board sinnvoll?

Da ein Kanban-Board immer dann zum Einsatz kommt, wenn Projekte besonders komplex sind, kann eine Workflowoptimierung durch Kanban bewerkstelligt werden. Mehrwerte in Projekten von Kanban-Boards:

• Bessere Übersicht
• Mehr Transparenz
• Teamwork steht im Mittelpunkt
• Keine Zeitverschwendung durch nicht notwendige Meetings
• Leichte Anwendung

Durch dieses Tool kann in allen Projektphasen eine optimale Übersicht erzielt werden. Das Modul unterstützt die User zudem bei der Sicherstellung einer greifbaren Visualisierung. Aufgrund der erhöhten Transparenz können Aufgabenverteilungen schnell eingesehen werden. Doppelarbeiten oder auch Leerläufe werden hierdurch parallel vermieden. Im Zuge des Kanban-Modells können die Teammitglieder schnell erfassen, welche Aufgaben abgehandelt sind und wie die Abstimmungen untereinander erfolgen muss. Unnötige Meetings werden durch eine optimale Koordination der einzelnen Tätigkeiten vermieden. Sogenannte Status-quo-Meetings, die zeitintensiv und teuer sind, erfolgen hier nur noch, wenn auch eine Notwendigkeit vorliegt. Auch wenn in einem Unternehmen keine weiteren agilen Methoden des Projektmanagements Anwendung finden, ist der Einsatz von einem Kanban-Board sinnvoll und teils vor allem bei komplexen Projekten auch aus Wirtschaftlichkeitsaspekten eine dringende Empfehlung.

Wie genau wird ein Kanban-Board eingesetzt?

Der grundsätzliche Aufbau eines Kanban-Boards basiert auf unterschiedlichen Bahnen und Spalten, die gem. der Kanban-Modelle als Swimlanes bezeichnet werden. Jede dieser Spalten umfasst innerhalb der Projekte eine bestimmte Projektphase. Innerhalb der Swimlanes werden dann relevante Fristen, Prioritäten sowie die Zuständigkeiten benannt und eingetragen. Immer dann, wenn eine neue Aufgabe zur Bearbeitung bereitsteht, wird eine Kanban-Karte genutzt und sie durchläuft dann den entsprechenden Arbeitsprozess in den Spalten des Kanban-Boards. Häufig gewählte Kategorien des Kanban-Boards:

• Im Bereich offen bzw. To-do: Hier werden alle anstehenden Arbeiten aufgelistet. Immer dann, wenn ein neuer Aufgabenbereich begonnen wird, wandert diese Kanban-Karte in den nächsten Bereich in die Rubrik Bearbeitung.
• In diesem Bereich sind dann die Aufgaben benannt, die aktuell von den Teammitgliedern im Bearbeitungsstand auch tatsächlich bearbeitet werden.
• Immer dann, wenn eine Karte als erledigt gilt, wird diese Karte dann auch in den Bereich done verschoben.

Je nach Bedarf können die einzelnen Kategorien im Kanban-Modell auch erweitert und angepasst werden.

Elemente von einem Kanban Board

Grundsätzlich gibt es fünf Komponenten, die hier als Untergliederungspunkte genutzt werden können. Hierzu gehören folgende Komponenten:

• Visuelle Signale
• Spalten
• Work-in-Progess-Grenzen
• Commitment-Punkt
• Auslieferungspunkt

Die visuellen Signale im Zuge der Kanban-Theorie

Ein sehr charakteristisches Merkmal bei einem Kanban-Board sind die visuellen Signale, die beispielsweise via Tickets oder auch Haftnotizen gesetzt werden können. Die Mitglieder des Kanban-Teams notieren in diesem Prozessschritt immer die essenziellen Aufgabenbestandteile auf den Karten.

Die Spalten im Zuge der Kanban-Theorie

Ein weiteres typisches Charakteristikum der Kanban-Boards ist die sogenannte Spalte. Jede einzelne Spalte steht hier stellvertretend für einzelne Aktivitäten des Projekts. In Summe bilden die Spalten und Aktionen hier dann zusammen die sogenannten Workflows und jede gesetzte Karte durchläuft diesen Workflow, dann auch bis zum Schluss.

Die Work-in-Progress-Grenzen im Zuge der Kanban-Theorie

Die Work-in-Progress-Grenze wird auch kurz als WIP-Grenze bezeichnet. Diese Grenze legt fest, wie viele Karten in einer Spalte genutzt werden können. Wenn eine Spalte beispielsweise eine WIP-Grenze von 3 Karten hat, dürfen dort auch nicht mehr als diese 3 Karten genutzt werden. Das Team muss dann untereinander über die Karten beraten und im Zuge des Workflows die Karten weiter verschieben. Diese Grenzen sind im Übrigen ausschlaggebend für mögliche Engpässe, die es im Projekt geben kann. Sie sind als sogenanntes Warnsignal zu verstehen, um zu erkennen, ob sich das Team in diesem Schritt beispielsweise zu viel Arbeit zugemutet hat.

Der Commitment-Punkt im Zuge der Kanban-Theorie

Im Zuge eines Kanban-Projekts kommt es häufig zum Einpflegen von sogenannten Backlogs. Hier werden Ideen gesammelt von Teamkollegen und Kunden, die im Zuge des Projekts Beachtung finden müssen. Der sogenannte Commitment-Punkt ist der genaue Punkt, der besagt, ab wann eine Idee in das Projekt tatsächlich aufgenommen wird.

Der Auslieferungspunkt im Zuge der Kanban-Theorie

Dieser Punkt bündelt den Endpunkt des Workflows in einem Kanban-Team. Im Regelfall wird dieser Punkt immer dann für das Projektteam erreicht, wenn der geforderte Service abschließend an die einzelnen Kunden stattgefunden hat. Als das relevante Ziel, ist das Erreichen des Auslieferungspunkts zu benennen. Der Zeitabschnitt zwischen dem Commitment-Punkt und dem Auslieferungspunkt wird auch als sogenannte Vorlaufzeit bezeichnet. Die Maxime hierbei ist, dass die Vorlaufzeit so kurz wie möglich gehalten wird, um handlungsfähig zu sein.

Welche Arten des Kanban Boards gibt es?

Im Zuge der Projektplanung kann Kanban an komplexe und vollkommen differenzierende Umgebungen angepasst werden. Die möglichen Einsatzgebiete sind vielzählig, beginnend von der Fertigungsindustrie bis hin zu Umsetzungsprojekten im Personalwesen ist hier einiges denkbar. Die Umgebung auf, die ein spezielles Kanban-Projekt ausgerichtet sein soll, entscheidet darüber welche genauen Arten von Kanban Boards genutzt werden können. Man unterscheidet in der Praxis zwischen den folgenden Boards:

• Das physische Board
• Das digitale Board

Kanban als physisches Board

Hierbei handelt es sich um die einfachsten Boards im Kanban-Wesen. Diese Boards werden im Zuge der Projektplanung ganz einfach in vertikale Spalten untergliedert. Ein Team kann hierfür entweder ein Whiteboard oder eine simple Tafel für Notizzettel verwenden. Die Zettel dienen als Instrument, um eine einfachere Visualisierung des Workflows vorzunehmen für alle Beteiligten. Ein physisches Board kann im Regelfall in sämtlichen Umgebungen und Situationen genutzt werden, da es physisch existiert, kann es auch immer angezeigt werden. Ein deutlicher Vorteil ist, dass man sie den Beteiligten physisch tatsächlich schnell zeigen kann. An Grenzen stößt die Methode jedoch in Remotesituationen. Zudem können Handschriften auf den Notizzetteln schnell unleserlich werden.

Kanban als digitales Board

Im Zuge der Digitalisierung und der Nutzung des Tools von Informatik- und Engineering-Teams kam es zu Entwicklungen der sogenannten digitalen Boards. Diese Boards haben den deutlichen Vorteil, dass sie ortsunabhängig sind und infolgedessen auch remote genutzt werden können. Somit haben Projektteilnehmer die Möglichkeit diese Boards asynchron zu verwenden. Schlecht leserliche Handschriften stellen hier ebenso keine Problematiken dar.

Kanban Board: erste Anwendungsschritte

Im Zuge der Arbeit mit Kanban ist es wichtig, dass die Nutzer ein koordiniertes Vorgehen finden. Um einen ersten Anfang mit dieser Methode zu finden, ist es zu empfehlen drei Schritte einzuhalten.

1. Die Übernahme der aktuell bestehenden Prozesse und das vollkommen unverändert, sondern genauso, wie die Prozesse tatsächlich sind. Hierbei werden bestehende Positionen, Zuständigkeiten, Rollen oder auch Jobfunktionen berücksichtigt.
2. Es werden im nächsten Schritt Stück-für-Stück Veränderungen durchgeführt.
3. Es wird das Führungsverhalten der integrierten Ebenen sowie der einzelnen Mitarbeiter unterstützt bzw. berücksichtigt.

Die praktische Durchführung von Kanban ist ein gelebter Teamprozess. Hierbei ist es wichtig, dass sich das Team zusammensetzt und die einzelnen Schritte auflistet, um eine Systematik zu finden, denn das dient als Grundlage, um die Spalten zu bilden bzw. den Workflow zu unterteilen. Im darauffolgenden Schritt kann sich das Team dann je nach Nutzen dazu entschließen weitere notwendige Spalten zu bilden und eine Prozessuntergliederung auf diese Weise noch detaillierter vorzunehmen. Wichtig ist es ebenso, die Anzahl bzw. die Größen der Karten festzulegen. Hier sollte eine einheitliche Schätzung vorgenommen werden. Um den Erfolg und die Schnelligkeit des Projekts zu erzielen, sollte zudem ein passendes Zeitmanagement hinterlegt werden.