Das Ticketsystem für E-Mail-Anfragen nutzen inkl. Autoresponder

Das Ticketsystem eignet sich perfekt für Onlinehändler zum Bearbeiten der Kundenanfragen z. B. aus Amazon, eBay, Kaufland.de etc.

E-Mails werden bei der Verarbeitung automatisch eingelesen und als Ticket im tricoma System angelegt. 

Hierzu muss lediglich die E-Mail-Adresse zu einem angelegten Kunden gehören. 

Um diese E-Mail-Verarbeitung nutzen zu können, benötigst du die App Mailclient (im Grundsystem enthalten) und ein für das Ticketsystem vorgesehene Postfach.

1. Einrichtung der E-Mail-Verarbeitung
Öffne die App Ticketsystem und gehe in die E-Mail-Einstellungen. Aktiviere hier für das gewünschte Postfach die automatische E-Mail-Verarbeitung, indem du die Checkbox "Aktivieren" aktivierst.
Wir empfehlen anfangs mit einem Testpostfach für die Einrichtung zu nutzen.

Wichtig: Bestimmte weiter unten in der E-Mail-Verarbeitung, in welchem Unterordner verarbeitete E-Mails automatisch verschoben werden sollen.
Im folgenden Beispiel haben wir den Ordner "ticketsystem" benannt, der als Unterordner im Posteingang liegen muss:

2. Anlegen der Ticketvorlagen
Gehe nun in den Bereich "Vorlagen" und lege dir entsprechende Ticketvorlagen gemäß deiner Vorstellungen an:

3. Verwalten der Autoresponder
Im Bereich "Autoresponder" kannst du Regeln definieren, die mit einer Priorität versehen werden. Beginnend immer mit der höchsten Prio (kleinste Zahl).
Beim Einlesen einer E-Mail wird dann geprüft, ob diese den Regeln entspricht und es wird automatisch einer der drei wählbaren Vorlagen an den Kunden versendet.

Im nachfolgenden Beispiel handelt es sich um einen Autoresponder für die Rechnungsanforderung bei Amazon. Hier erhält der Kunde automatisch seine Rechnung zur Bestellung:

Funktionsweise des Ticketsystems:
Der Posteingang des Postfachs wird in sehr kurzen Intervallen geprüft, um zu erkennen, ob eine neue E-Mail von einem Kunden eingegangen ist. Solche E-Mails werden dann automatisch verarbeitet und im tricoma System als Ticket angelegt. Um eine doppelte Bearbeitung zu vermeiden, wird die verarbeitete E-Mail automatisch als gelesenes Objekt in den konfigurierten Unterordner verschoben.
Nach dem Einlesen ins tricoma System greifen die Regeln des Autoresponders und es wird erst einmal versucht, die E-Mail selbst zu beantworten.
In beiden Fällen (egal ob beantwortet oder nicht) zeigt sich das Ticket in der Short-Info bei allen Benutzern, um dieses entsprechend zu prüfen.