Benutzer anlegen/sperren

In diesem Tutorial erfährst du, wie man Benutzeraccounts im tricoma System anlegt.

Nehme auch die Informationen aus dem folgenden Tutorial zur Kenntnis:
Benutzerabrechnung ab tricoma 5.0


Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehe folgendermaßen vor:

Öffne die App Administration, klicke auf den Reiter "Benutzer-/Gruppen" und dann auf "Benutzerverwaltung". Klicke in der Benutzerübersicht nun auf das grüne Plus 

Es öffnet sich nun ein Fenster, in welchem du den gewünschten Benutzernamen, Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ersten Daten des Benutzers eingeben musst.

Der Benutzername darf nur aus Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen. Dieser kann nachträglich NICHT mehr geändert werden. Sollten Sie sich also vertippen, legen Sie einfach einen neuen Benutzeraccount an.

Wichtiger Hinweis:
Gemäß Softwarenutzungsvertrag bist du dazu verpflichtet, bei allen aktiven Benutzeraccounts den Realnamen (Vor- und Nachnamen) einzutragen, da die Benutzeraccounts an den jeweiligen Mitarbeitern gebunden sind. Ein Benutzeraccount darf nur von einem Mitarbeiter verwendet werden, ansonsten ist es ein Verstoß gegen den Softwarenutzungsvertrag.

Achtung:
Sobald du auf den Button "Erstellen" geklickt hast, beginnt bereits die tägliche Abrechnung für den neu erstellen Benutzeraccount, sofern die Anzahl der im Systemgebühr enthaltenen Benutzer überschritten wurde.
Genauere Infos dazu hier → https://www.tricoma.de/Lizenzkosten/

Sobald der neue Benutzer erstellt wurde, befindest du dich in der Bearbeitungsmaske des Benutzers. Diese kannst du in der Benutzerübersicht jederzeit durch Klick auf "bearbeiten" wieder öffnen.

Neben den bereits eingegebenen Daten kannst du hier bei Bedarf weitere Daten des Benutzers eingeben, die auch auf PDFs (Rechnungen, Bestellungen etc.) ausgegeben werden können. Auf der rechten Seite ist der Login-Barcode für Scanstation und Kasse zu sehen. Das Profilbild kann bei Bedarf beim Menüpunkt "Profilbild" hinterlegt werden.

Des Weiteren kannst du hier den Benutzer als Light-User markieren. Light-User / Light-Benutzer sind eingeschränkte Benutzer, die sich nicht ins tricoma Backend einloggen können. Diese können sich ausschließlich direkt in die Scanstation, Scanstation MDE, Kasse und Zeiterfassung einloggen und verwenden. Die Benutzergebühren sind bei Light-User günstiger als bei normalen Benutzern.

Zu guter Letzt ordne dem Benutzer noch in einer oder mehreren Benutzergruppen zu und klicke auf "Speichern", um den Vorgang abzuschließen:

Die Gruppenzugehörigkeit ist wichtig aufgrund der Rechte. Wie du Benutzergruppen anlegst und die Rechte bearbeitest, erfährst du hier:
Benutzergruppen/Rechte


Wie man das Passwort ändert, erfährst du hier:
Passwort ändern


Verifizierung:
Um Lizenzmissbrauch vorzubeugen, hat jede Person die Möglichkeit, seinen Benutzeraccount zu verifizieren und somit zu bestätigen, dass der Account nur von dieser Person verwendet wird. Die Person kann sich dann auf mehreren Geräten gleichzeitig einloggen. Ein Missbrauch dieser Verifizierung stellt ein Vertragsbruch des Softwarenutzungsvertrags dar.
Wenn der Benutzeraccount einmal gesperrt wird, verfällt die Verifizierung. Ein Benutzeraccount kann nur alle 21 Tage erneut verifiziert werden.
Mehr Infos dazu hier -> Zertifizierung von Benutzerzugängen für Mehrfachzugriff

Benutzer sperren
Sollte die Person dein Unternehmen verlassen haben oder das tricoma System nicht mehr verwenden, empfiehlt es sich, seinen Benutzeraccount nicht zu löschen, sondern zu sperren (deaktivieren), damit er sich nicht mehr anmelden kann:

So hast du weiterhin Zugriff auf die Historie des Benutzers (Angelegte Dokumente, Zeiterfassung, uvm.), die sonst beim Löschen mit verschwinden würden. Sobald ein Benutzeraccount gesperrt wird, wird dieser ab dem folgenden Tag nicht mehr berechnet.
Bedenke bitte, dass gesperrte Benutzer frühestens nach sieben Tagen wieder freigegeben werden können.

Siehe auch:
Benutzer ab einem bestimmten Datum sperren
Benutzer aus tricoma löschen