Einrichtung eines Dokumentenscanners

Übertragung der Scans an tricoma

Die Daten deines Dokumentenscanners werden verschlüsselt an dein tricoma-System übertragen. Dein Scanner baut hierzu eine gesicherte SFTP-Verbindung zu tricoma auf, über die alle Dokumente sicher übertragen werden.

Der Datenaustausch erfolgt über den Dienst tricoma fulfillment. Dieser gewährleistet eine stabile Verbindung sowie den sicheren Datentransfer zwischen deinem Scanner und dem tricoma-DMS-System.

Anlegen der Zugangsdaten und Herunterladen des öffentlichen Schlüssels

Im ersten Schritt musst du in der App Dokumentenmanagement (DMS) unter dem Bereich „Hardwarescanner“ deine persönlichen SFTP-Zugangsdaten generieren.

Dort findest du außerdem die Möglichkeit, den öffentlichen Schlüssel des tricoma fulfillment SFTP-Servers herunterzuladen. Dieser Schlüssel wird später auf deinem Scanner benötigt, um eine sichere Verbindung herzustellen.

Auf dem tricoma fulfillment SFTP-Server sind mehrere Ordner vorhanden. Je nach Ordner kannst du festlegen, welcher Spooler in deinem DMS-System die eingehenden Dokumente verarbeitet. So kannst du beispielsweise bestimmen:

• Dokumente, die über Knopf 1 gescannt werden, landen im Ordner Eingangsrechnungen.
• Dokumente, die über Knopf 2 gescannt werden, werden dem Ordner Bank zugeordnet.

Einrichtung auf dem Dokumentenscanner

Die Einrichtung kann je nach Scanner-Modell leicht variieren. Im folgenden Beispiel wird die Einrichtung an einem Brother ADS-2400N gezeigt.

Wenn du möchtest, bietet tricoma dir auch einen Einrichtungsservice an, um den Scanner korrekt zu konfigurieren.

Öffne die Weboberfläche deines Scanners in einem Browser und logge dich ein. Bei Brother-Geräten lautet das Standardpasswort in der Regel initpass. Alternativ findest du das Passwort häufig direkt auf der Rückseite des Geräts unter der Bezeichnung pdw:

Import des öffentlichen Schlüssels

Gehe in der Scanneroberfläche zu „Netzwerk → Sicherheit → Öffentlicher Serverschlüssel“ und importiere dort den öffentlichen Schlüssel, den du zuvor aus deinem tricoma-System heruntergeladen hast.

Verbindungsart festlegen

Wechsle nun in den Reiter „Scannen → FTP/SFTP/Netzwerk/SharePoint“ und wähle SFTP als Verbindungsart aus. Dadurch wird sichergestellt, dass deine Scans verschlüsselt übertragen werden.

Profil anlegen

Gehe nun links im Menü auf „Scannen → FTP/SFTP/Netzwerk/SharePoint-Profil“ und öffne das erste Profil oder lege ein neues an.

Hinterlege im Profil folgende Informationen:

• Profilname: z. B. tricoma
• Server: Angaben aus deinem tricoma-System
• Benutzername: Angaben aus deinem tricoma-System
• Kennwort: Angaben aus deinem tricoma-System
• Öffentlicher Schlüssel: die zuvor importierte Datei
• Zielordner: der Ordner auf dem SFTP-Server, in den die Scans hochgeladen werden sollen

Nachdem du das Profil gespeichert hast, wird automatisch ein Verbindungstest durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Scanner erfolgreich mit tricoma kommuniziert.

Zuweisung des Scan-Buttons

Die Verbindung zwischen Scanner und tricoma ist nun erfolgreich hergestellt. Im letzten Schritt musst du festlegen, welcher Knopf am Scanner für den Upload in tricoma verwendet wird.

Öffne dazu den Bereich „Scannen auf Netzwerkgerät“ und ordne das zuvor angelegte SFTP-Profil dem gewünschten Knopf zu (z. B. Knopf 1 → tricoma Upload).

Ab sofort werden alle über diesen Knopf gestarteten Scans automatisch und sicher an dein tricoma-DMS übertragen.