Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung/Eingangsrechnungen (Workflow)

In diesem Tutorial möchten wir Ihnen einen optimalen Workflow zur Nutzung der App erklären.

Wir gehen hier davon aus, das die App DMS und Eingangsrechnungen bereits eingerichtet sind.

Folgende Flags werden hierzu im DMS benötigt (sind auch standardmäßig angelegt):

• offen
• erledigt
• bezahlt

1. Rechnungseingang

Wir empfehlen hierzu einen eigenen Spooler im DMS (Einstellungen) anzulegen, welcher die Rechnung in den Ordner "Eingangsrechnungen" übernimmt. Auch sollte das Dokument das Flag "offen" haben, so das Sie danach selektieren können.

1.1. per Email

Leiten Sie die Email einfach an Ihre *@tricoma-dms.de Emailadresse weiter.
Die Rechnung wird dann in Ihrem tricoma eingelesen und im entsprechenden Ordner mit Flag abgelegt.

1.2. per Post

Legen Sie das Dokument auf Ihren Dokumentenscanner und scannen dieses ein. Dieses wird nun automatisch an Ihr tricoma übertragen und im entsprechenden Ordner mit Flag abgelegt.

3. Zahlung der Rechnung

3.1. Die Rechnung wird von Ihrem Konto abgebucht

Hier müssen Sie eigentlich nichts weiter tun, da die Kontobewegung auf Ihrem Bankkonto auftaucht

3.2. Die Rechnung muss überwiesen werden

Überweisen Sie die Rechnung und ändern Sie das Flag auf "bezahlt". Somit ist sichergestellt, das keine Doppelzahlung statt findet.

4. Kontierung der Rechnung - Anlage der Eingangsrechnung

In den vorhergehenden Schritten ging es vor allem darum, das die Belege in tricoma verfügbar sind und man diese einfach wieder findet.
Nachfolgend ermöglichen wir die eigentlichen Eingangsrechnungen anlegen. Hierzu gibt es 4 Möglichkeiten:

4.1. Automatische Kontierung

Die Automatische Kontierung ist dann aktiv, wenn folgende Dinge erfüllt sein:

• 1. Kontobewegung innerhalb der App Bankkonten mit dem Status "unabgeglichen" ist vorhanden
• 2. (optional) Ein Beleg aus dem DMS passt dazu und kann zugeordnet werden.
• 3. Eine Regel aus der App Eingangsrechnungen, passt auf die offene Zahlung

Hier wird dann gemäß Ihrem Regelwerk automatisch eine Eingangsrechnung angelegt.
Beachten Sie hierzu Buchungen automatisieren in der Eingangsrechnungsverwaltung (Buchhaltungsvorbereitung)

4.2. Manuelle Anlage in der App Eingangsrechnungen

Öffnen Sie hierzu die App Eingangsrechungen und gehen auf das grüne Plus.

Wählen Sie nun den Kreditor anhand der Kundenauswahl (Zur Info: Ein Kreditor = ein Kunde im tricoma. In diesem kann man eine eigene Kreditorennummer vergeben).

Nun startet auch bereits das Intelligence Accounting, welches Buchungsvorschläge anhand der letzten Buchungen zum Kreditor vorschlägt. Dies klappt natürlich erst, wenn man mind. einen Beleg zum Kreditor gebucht hat.
Wenn ein Dokument zu diesem Kreditor vorhanden ist, würde dieses vorgeschlagen werden. Es ist daher sinnvoll die Belege im DMS z. B. anhand von OCR Regel automatisch den richtigen Kunden zuzuordnen. Füllen Sie nun die entsprechenden Informationen aus und gehen auf "Erstellen."

Sie können nun noch weitere Informationen hinterlegen oder auch ein Dokument zuordnen.

4.4. Kontierung mithilfe der App Bankkonten

Dieser Weg ist eigentlich der üblichste sofern keine automatische Regel vorhanden ist: Öffnen Sie hierzu die Übersicht in der App Bankkonten und wählen Sie die offenen Bewegungen, aus welchen Sie eine Eingangsrechnung anlegen möchten.
Gehen Sie dann auf "Neue Eingangsrechnung anlegen".

Sie landen nun in einer ähnlichen Maske wie der manuellen Anlage. Der Vorteil ist aber hier:

• Intelligent Accouting: Aus dem Buchungstext wird die Rechnungsnummer extrahiert (Quote: 95%)
• Intelligent Accouting: Es wird der passende Beleg anhand Buchungstext + Betrag gesucht
• Intelligent Accouting: Anhand des Auftraggebers wird der richtige Kreditor gesucht
• Intelligent Accouting: Es wird anhand Erfahrungswerten zu diesem Kreditor das richtige Konto gewählt
• Der Betrag wird automatisch zugeordnet
• Es wird direkt der richtige Mandant anhand des Bankkontos gewählt

4.5. Zuordnung einer angelegten Eingangsrechnung

Über die App Bankkontenabgleich können Sie über die Belegsuche manuell Eingangsrechnungen zuordnen.
So haben Sie die Möglichkeit manuell angelegte Eingangsrechnungen (z. B. aus dem Vormonat) den Bewegungen zuzuordnen.

5. Rechnungen, ohne Kontobewegung (z. B. über Monatswechsel hinweg)

Es wird immer wieder vorkommen, das Sie einen Beleg, aber ohne jegliche Kontobewegung auf dem Bankkonto haben, welche Sie an Ihre Buchhaltungssoftware übergeben möchten.
Hierzu gibt es den Reiter "offene Dokumente" in der App Eingangsrechnungen. Sie finden dort alle Belege, welche derzeit noch nicht als Eingangsrechnung im System angelegt wurden. Dies hilft Ihnen einen Überblick zu behalten.

6. Übergabe der Daten an die Buchhaltung mittels Buchhaltungsexport

Wie empfehlen hier 2 Exports anzulegen:
1. Alle Eingangsrechnungen
2. Alle Eingangsrechnungen mit Zuordnung an ein Bankkonto
Beachten Sie hierzu Allgemeines zum tricoma Buchhaltungsexports

7. Überblick aller Kontobewegungen eines Monats

Beachten Sie hierzu Nutzung des Buchungsauszugs