Nutzung des Dokumentenmanagements (DMS)

Ziel und Funktionsweise des tricoma Dokumentenmanagements (DMS)

Das Ziel des tricoma Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist es, den Papierverbrauch drastisch zu reduzieren und pro Unternehmen idealerweise nur noch zwei Aktenordner pro Jahr in physischer Form zu benötigen. Alle übrigen Dokumente sollen digital im DMS vorliegen – strukturiert, durchsuchbar und jederzeit abrufbar.

In dieser Anleitung zeigen wir dir anhand praktischer Beispiele, wie du dein DMS optimal nutzen und in bestehende Geschäftsprozesse integrieren kannst.

Wichtig: Die hier gezeigten Funktionen setzen ein vollständig eingerichtetes DMS-System voraus. Bitte beachte daher zunächst die Anleitung Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung (Workflow)">zur grundlegenden DMS-Einrichtung.

1. Einlesen von Dokumenten ins System

Es gibt verschiedene Wege, um Dokumente in dein tricoma DMS zu übertragen. Alle Dokumente, die nicht automatisch aus einer App stammen, werden über den sogenannten Spooler eingelesen. Dort können Regeln hinterlegt werden, die bestimmen, in welchen Ordner ein Dokument abgelegt wird oder welche Flags gesetzt werden.

Hier ein Überblick der verfügbaren Importmöglichkeiten:

• Automatisch über Apps: Dokumente aus anderen Modulen wie Rechnungen oder Kunden werden automatisch ins DMS übernommen.
• Per Upload: In der DMS-Übersicht findest du den Menüpunkt Dateiupload. Damit kannst du Dateien manuell von deinem PC hochladen.
• Per Dokumentenscanner (Hardware): Mit einem Einzugscanner kannst du Dokumente direkt digitalisieren. Je nach Modell lassen sich verschiedene Knöpfe konfigurieren – z. B. legt „Knopf 1“ Dateien in den Ordner Eingangsrechnungen, während „Knopf 2“ Dokumente automatisch im Ordner Verträge ablegt.
• Per E-Mail-Eingang: Leite E-Mails an deine persönliche @tricoma-dms.de-Adresse weiter. Der Spooler kann anhand der E-Mail-Adresse oder Betreffzeilen automatische Ablagen und Zuordnungen ausführen.

2. Nutzung der OCR-Regeln

Beim Einlesen von Dokumenten greifen zunächst strukturelle Regeln wie Ordner- oder Flag-Zuweisungen. Darüber hinaus kannst du im Bereich Einstellungen → OCR-Regeln Texterkennungsregeln hinterlegen, um Inhalte automatisch zu analysieren und zu verarbeiten.

Beispiele für automatisierte Workflows:

• Versicherungsdokumente oder Kontoauszüge werden automatisch im richtigen Ordner abgelegt.
• Dokumente werden anhand erkannter Textinhalte automatisch mit einem Kunden verknüpft.
• Flags wie „offen“ oder „aktiv“ werden automatisch gesetzt.
• Optional kann eine Benachrichtigung oder Rückfrage an einen bestimmten Benutzer erstellt werden.

Die Erkennungsquote der Texterkennung liegt bei etwa 98 %.

3. Suche und Selektion von Dokumenten

Das DMS bietet umfangreiche Such- und Filterfunktionen, mit denen du Dokumente in Sekundenschnelle wiederfindest.

Du kannst:

• nach Kundennamen, Rechnungsnummern oder Stichwörtern suchen,
• mehrere Begriffe in einem Suchfeld kombinieren,
• und dank der OCR-Suche auch den Textinhalt der Dokumente durchsuchen.

So findest du jedes Dokument zuverlässig – auch Jahre später.

4. Umgang mit Dokumenten: Funktionen und Bearbeitung

Nach dem Öffnen eines Dokuments stehen dir zahlreiche Bearbeitungs- und Informationsfunktionen zur Verfügung:

• Detailansicht: Lade und betrachte Dokumente direkt im Browser – kein PDF-Reader erforderlich.
• OCR-Text anzeigen: Lässt den erkannten Text anzeigen – z. B. zur schnellen Übernahme einer IBAN.
• Externe Freigabe: Erstelle Links, um Dokumente extern zugänglich zu machen.
• Dateiinformationen: Zeigt technische Details und Metadaten des Dokuments.
• Rückfragen: Stelle interne Rückfragen an Kollegen direkt aus dem Dokument heraus.
• Bearbeitung von Kerndaten: Ändere Flags, Kundenzuordnungen, Titel oder Tags.
• Download: Lade das Originaldokument jederzeit herunter.
• Merkzettel: Setze visuelle Notizen und Anmerkungen – ideal für Teamkommunikation.

5. Beispielhafte Anwendungsfälle für das DMS

5.1. Archivierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Leite eingehende Rechnungen direkt per E-Mail an dein DMS oder scanne sie ein. Über Spooler und OCR-Regeln werden sie automatisch erkannt, in den richtigen Ordner verschoben und mit dem entsprechenden Lieferanten verknüpft.

Weitere Details findest du in der Anleitung Nutzung der App Buchhaltungsvorbereitung (Workflow)">zur Rechnungsverarbeitung im DMS.

5.2. Verwaltung von Verträgen

Lege eine eigene Kategorie für Verträge an – z. B. für Telekommunikation, Miete, Leasing oder Dienstleister. Verwende Flags wie „aktiv“ und „inaktiv“, um schnell zu sehen, welche Verträge aktuell laufen.

5.3. Archivierung von Mitarbeiterunterlagen

Lege Mitarbeiter als Kunden im System an. So kannst du Arbeitsverträge, Vereinbarungen oder sonstige Dokumente direkt mit der Person verknüpfen und hast alle Unterlagen zentral verfügbar.

5.4. Archivierung rechtlicher Dokumente

Auch rechtliche Schreiben – wie Abmahnungen oder anwaltliche Korrespondenz – lassen sich sicher archivieren. Verknüpfe die Dokumente mit der zuständigen Kanzlei oder dem Absender, um sie bei Bedarf schnell wiederzufinden.