Einrichtung des Dokumentenmanagements

Um das Dokumentenmanagement richtig zu nutzen empfehlen wir Ihnen folgende Einrichtungen vorzunehmen.

1. Einrichtung der Flags

Um besser nach Dokumenten selektieren zu können, haben Sie die Möglichkeit diese mit einem Flag zu versehen.
Ein Flag kann hierbei eine Farbe haben und Sie können danach filter und suchen.
In der Standardauslieferung liefern wir bereits einige Flags aus, aber Sie können diese auch nach belieben anlegen.

z. B. können Sie aktive Vertragsdokumente mit dem Flag "aktiv" versehen.

2. Einrichtung der Ordner und des Rechtesystems

Wir haben uns bewusst entschieden nur ein einstufiges Ordnersystem zu etablieren. Der Hintergrund ist hier, das Sie sehr bequem nach Dokumenten im Ordnersystem anhand von Kundennamen, Titeln oder eben auch Textinhalten aus dem Dokument suchen können.

Bestimmte Apps wie z. B. Rechnungen, Anschreiben oder Eingangsrechnungen bringen Ihre eigene Ordner mit und legen diese selbständig an.
Auch werden diese automatisch durch die Apps mit Inhalt aus der jeweilgen App befüllt.

Sie können aber auch eigenen Ordner anlegen z. B. für Verträge, Mitarbeiterunterlagen...
Jeder Ordner kann auch mit einem Recht nach Benutzer, Dashboard Abteilung oder Rechtegruppe in tricoma versehen werden, so das Sie definieren können welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Dokumente erhält.

Zur Konfiguration gehen Sie in die App DMS unter Einstellungen --> Ordner.

3. Einrichtung der Spooler: Funktionsweise und Logik

Der Spooler ist letztlich der "Dokumentenverarbeiter" in tricoma. Egal aus welcher Quelle ein Dokument kommt (Dateiupload, Dokumentenscanner, Mail...) wird das Dokument von einem Spooler verarbeitet und durchläuft bereits bestimmte Regeln.
So ist es möglich einen Spooler anzulegen mit dem Titel:
"Rechnungseingang unbezahlt" bei welchem Dokumente direkt in den Eingangsrechnungen Ordner geschoben werden und das Flag "offen" bekommen.

4. Einrichtung des IKS

Das IKS im Dokumentenmanagement dient dazu, Manipulationen oder Veränderungen an den Dateien zu erkennen.
Das IKS selbst benötigt hierzu entsprechende Performance und im Falle der App Rechnungen werden auch Duplikate der Rechnungen angelegt, um die rechtliche Vorgaben einhalten zu können. Hierbei muss immer auch das vorhergehende Dokument verfügbar sein.
Sie können das IKS auch selbst für eine bestimmte App aktivieren, wodurch sich die Dokumente auch nicht mehr löschen lassen.

Bitte beachten Sie das sich ein aktivieren nicht mehr Rückgängig machen lässt.

5. Einrichtung der Schnittstelle zu tricoma fulfillment

Bestimmte Dienste wie die Texterkennung, der Emaileingang und auch der Dateieinang per Hardwarescanner laufen über tricoma fulfillment. Sie müssen daher in den Einstellungen aktivieren über welche Schnittstelle die Abwicklung funktionieren soll.
Gehen Sie hierzu in die Einstellungen unter "Allgemeine Einstellungen".

6. Einrichtung des Hardwarescanners

Hier müssen Sie nichts weiter tun, außer den Hardwarescanner im tricoma store kaufen. Dieser wird Ihnen dann nach Einrichtung durch uns zugestellt.

7. Einrichtung des OCR und OCR Regeln

Die Texterkennung ist wohl eine der wichtigsten Funktionen vom tricoma DMS.
Da dies extrem Ressourcenintensiv ist, läuft dies über die Server von tricoma fulfillment, was entsprechende Kosten verursacht. Sie können daher in den Einstellungen der App DMS unter OCR für bestimmte Apps den Dienst aktivieren.

Wir empfehlen den Dienst auf jeden Fall für die App DMS und somit für alle Dokumente welche direkt im DMS per Email, Upload oder Dokumentenscanner hochgeladen werden zu aktivieren.

Nur durch die OCR Funktion werden spätere Apps wie z. B. die Eingangsrechnungsverwaltung richtig funktionieren, da Belege anhand von Textinhalten vorgeschlagen werden.

8. Einrichtung des Emaileingangs

Über den Emaileingang der App DMS können Sie Rechnungen oder sonstige Dokumente einfach an Ihre *@tricoma-dms.de Emailadresse weiterleiten. Die PDF Dokumente im Anhang landen dann direkt im tricoma.
Der Mailinhalt selbst wird nicht ausgewertet und verworfen.