PDF-Belege aus Apps versenden

Dieses Tutorial zeigt, wie Sie generierte PDF-Belege (bspw. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellbestätigungen etc.) direkt aus den Apps heraus versenden, genauer gesagt aus der Detailansicht heraus.

Hinweis:
Es werden hier Screenshots aus der App Angebote verwendet. Man kann die Anleitung aber auch für alle anderen Apps benutzen, da die Versandfunktion genau gleich ist.


Sobald Sie das PDF-Dokument in der Angebotsdetailansicht generiert haben, werden die verfügbaren Versandarten der Belege eingeblendet:

Das Dropdown-Menü "Versand per:" dient in erster Linie dazu, dem tricoma System mitzuteilen, ob und auf welche Weise das Dokument versendet/überbracht wurde.

Wählen Sie die Versandart aus und klicken Sie auf "Speichern". Für das tricoma System wurde der Beleg nun versendet, unabhängig davon, ob es tatsächlich versendet wurde. Ergo, Sie sollten die Versandart erst ändern, sobald das Dokument tatsächlich versendet/überbracht wurde, denn es gibt Apps, die abhängig von der gewählten Versandart arbeiten!

Nach Änderung der Versandart ändert sich auch der Gesamtstatus in der Angebotsübersicht.

Sie können das Dokument direkt aus tricoma heraus auf verschiedene Versandarten versenden:

Versand per E-Mail

Das Dokument wird als Anhang in einer E-Mail versendet. Beim Klick auf die Büroklammer wird der Mailer geöffnet.

Beim Öffnen des Mailers wird der Betreff und der Text aus der Mailvorlage in den Einstellungen der jeweiligen App automatisch befüllt. Außerdem ist ein Absender, eine Signatur und der Empfänger bereits vorausgewählt und das PDF-Dokument automatisch als Anhang beigefügt. Sie können vor dem Versenden alles bearbeiten und auch zusätzliche Anhänge anfügen. Als Absender stehen hier die in der App Mailclient angelegten Postfächer, auf den der jeweilige Benutzer ein Zugriffrecht hat, zur Auswahl.
Mehr dazu hier -> E-Mail-Postfächer einrichten

Nach erfolgreichem Mailversand ändern sich automatisch die Versandart auf "E-Mail". Wenn Sie die Seite aktualisieren oder die Detailansicht neu öffnen, ist direkt sichtbar, dass bei "Versand per:" nun "E-Mail" ausgewählt ist.

Angebotsnachfrage per E-Mail

Diese Funktion gibt es ausschließlich in der App Angebote. Wie beim normalen Angebotsversand per E-Mail wird der Mailer geöffnet, als Betreff und Text wird jedoch die Mailvorlage für die Angebotsnachfrage verwendet, die in den Einstellungen im Bereich "E-Mail-Vorlagen" definiert wurde. Auch hier ändert sich nach erfolgreichem Mailversand die Versandart auf "E-Mail".

Faxversand

Die Faxversendung ist nur möglich, wenn Sie eine Schnittstelle in der App tricoma fulfillment eingerichtet haben.
Siehe dazu -> Einrichtungstutorial: App tricoma fulfillment

Wenn Sie den Faxversand mit Klick auf das Icon aufrufen, erscheint ein Fenster, in welchem Sie die Faxnummer Ihres Kunden (sofern das Kundendatenfeld befüllt ist) sehen und abändern können. Wenn Sie auf "Versand starten" klicken, werden die PDF-Datei und die Nummer des Empfängers an tricoma fulfillment übermittelt, der dann die Datei als Fax an die angegebene Nummer verschickt. Ein Anschreiben, wie bei der E-Mail, gibt es nicht. Es wird nur das Dokument versendet.

Nach erfolgreichem Faxversand ändert sich automatisch die Versandart auf "Fax".

Alternativ können Sie auch ein Faxdokument selbst verschicken und anschließend die Versandart manuell auf "Fax" ändern.

Briefversand

Der Briefversand funktioniert - wie beim Faxversand - über eine Schnittstelle bei tricoma fulfillment (siehe -> Einrichtungstutorial: App tricoma fulfillment)
Es wird dabei keine Adresse übermittelt, da die Adresse des Empfängers bereits auf dem PDF-Dokument steht.

Nach erfolgreichem Briefversand ändert sich automatisch die Versandart auf "Post".

Alternativ können Sie auch den Brief selbst per Post verschicken und anschließend die Versandart manuell auf "Post" ändern.