Zahlungen mit der Profisuche abgleichen

Wenn Zahlungen nicht automatisch abgeglichen werden konnten, erscheint rechts in der Short-Info ein Hinweis der App (Geldsack-Symbol):

In solchen Fällen kannst du die Zahlung über die Profisuche manuell zuordnen.
Die Profisuche eignet sich auch, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer einzigen Gesamtzahlung beglichen hat.

Gehe dazu wie folgt vor:

1. Profisuche öffnen

Öffne die Übersicht der App Bankkontenabgleich und gehe zu der Zahlung, die du abgleichen möchtest. Klicke auf „Profisuche starten“:

2. Kunden suchen

Es öffnet sich ein separates Fenster.

Im oberen Bereich siehst du die Zahlungsdaten.
Im Bereich "Kundensuche" gibst du im Textfeld den Kundennamen oder die Kunden-ID ein. Alternativ kannst du den Kunden über das Fernglas-Symbol finden.

Klicke anschließend auf „suchen“:

3. Offene Belege anzeigen

Nun werden alle offenen Bestellungen (Diamant-Symbol) und/oder Rechnungen (Kreditkarte-Symbol) dieses Kunden im Bereich "Verknüpfungen" aufgelistet.

Jetzt kannst du den Zahlungsbetrag direkt mit den offenen Beträgen vergleichen. Sollte es bereits eine Rechnung zur Bestellung geben, wird diese hier separat aufgelistet, wie folgend zu sehen:

4. Zahlung zuordnen

Ganz links neben jedem offenen Beleg befindet sich ein rotes X.
Klicke auf das rote X neben der Bestellung (nicht neben der Rechnung!) – es wird anschließend zu einem grünen Haken.

Wähle danach im Aktionsmenü „Aktion“ die gewünschte Option aus und klicke auf „Ausführen“.¹

Dadurch wird die Zahlung mit der gewählten Bestellung und der dazugehörigen Rechnung verknüpft und abgeglichen.

• Eine verknüpfte Bestellung erhält den Status „versandfertig“ oder „erledigt“, je nach Konfiguration.
• Eine verknüpfte Rechnung erhält den Status „bezahlt/verbucht“.

Ist die App Auftragskiller entsprechend konfiguriert, wird automatisch eine Lieferung zur Bestellung erstellt, sodass die Ware versendet werden kann.

¹ Solltest du im Aktionsmenü „Aktion + Mail“ wählen, wird zusätzlich eine Zahlungseingangsbestätigung per Mail an den Kunden gesendet.

Nach erfolgreicher Ausführung erkennst du in der mittleren Spalte, dass die Zahlung verknüpft wurde – sichtbar am Geldsack-Symbol.

💡 Tipp: Nutze die Profisuche besonders dann, wenn Zahlungen von den offenen Beträgen abweichen oder Sammelüberweisungen eingehen.