Einrichtungstutorial: DHL Connector

Mit dem DHL Connector hast du die perfekte Lösung für deinen Onlinehandel gefunden. Generiere Versandlabels schnell und einfach über die Scanstation und übermittle automatisch Trackingcodes an die Marktplätze. Optimiere deinen Versandprozess und behalte den Überblick über deine Sendungen. Dank dem DHL Connector wird der Versand zum Kinderspiel.
In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung und Handhabung des DHL Connectors.

Eines vorab:
Um den DHL Connector nutzen zu können, musst du eine Telefonnummer in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegen. Beachte bitte, dass eine zu lange Telefonnummer vom DHL Connector nicht verarbeitet werden kann.
Des Weiteren, falls du Nachnahmesendungen anbietest, musst du in diesem Bereich auch deine Bankverbindung hinterlegen, da diese Informationen wichtig sind, um eine Nachnahmesendung anzulegen.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Konfiguriere hier die allgemeinen Einstellungen des DHL Connectors:

Internes Passwort für die Abholung:
Gebe ein beliebiges lokales Passwort ein, welches zur Kommunikation zwischen dem Connector und dem lokalen Druckdienst auf deiner physischen Scanstation (dein lokaler PC) verwendet wird. Wenn du dann später einen Druckskript generierst, um Paketlabels über der Scanstation drucken zu können, wird dieses Passwort in die entsprechende config.php eingetragen. Solltest du also in der Zukunft dieses Passwort hier ändern, muss das Passwort auch in der config.php geändert werden!
Mehr zur Einrichtung des Labeldrucks in der Scanstation hier -> Einrichtungsanleitung für den Labeldruck in der Scanstation

Standardgewicht:
Hier kannst du bei Bedarf ein Standardgewicht eintragen. Das hier eingetragene Gewicht wird für Lieferungen verwendet, bei denen das Gewicht 0 beträgt oder nicht angegeben/vorhanden ist. Bitte den Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden, bspw. 0.2

Zusatzgewicht je Sendung:
Das hier eingetragene Zusatzgewicht wird pro Sendung pauschal aufgeschlagen, z. B. Gewicht für Verpackung. Bitte den Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden.

Aufschlag bei Nachnahmesendungen:
Trage hier den Aufschlag ein, der Kunden berechnet wird, wenn Bezahlung per Nachnahme gewählt wurde.

Referenznummer an DHL:
Für die Generierung des Paketlabels kannst du hier auswählen, welche Referenznummer verwendet werden soll. Du hast die Auswahl zwischen

• der Lieferscheinnummer (Lieferungs-ID in tricoma)
• der Referenznummer der Bestellung (i. d. R. die externe Bestellnummer)
• Bestellnummer (Bestell-ID in tricoma)

Paketankündigung grundsätzlich aktivieren:
Bei aktiver Option erhält dein Kunde eine Paketankündigung per E-Mail. Beachte hier unbedingt die DSGVO, da bei dieser Funktion die E-Mail-Adresse des Kunden an DHL übergeben wird.

Rechnungsempfänger als Absenderkontakt aufdrucken:
Aktiviere diese Option, wenn der Name des Rechnungsempfängers in den Bereich "Absenderkontakt" auf das Paketlabel gedruckt werden soll. Dabei wird gleichzeitig die Telefonnummer entfernt.

Entwicklermodus aktivieren:
Diese Option ist nur für Entwickler relevant und kann unbeachtet bleiben.

Telefonnummer des Absenders angeben, wenn für den Empfänger keine vorhanden ist:
Falls in den Kundendaten keine Telefonnummer vorhanden ist, wird mit dieser Option die Telefonnummer des Absenders auf das Paketlabel gedruckt. Es ist die Telefonnummer, die du in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt hast. Falls in den Kundendaten eine Telefonnummer vorhanden ist, wird zwar die Telefonnummer an DHL übergeben, aber nicht auf das Paketlabel gedruckt.

Telefonnummer des Kunden immer durch eigene Rufnummer ersetzen:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird immer die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegte Telefonnummer auf dem Paketlabel gedruckt.

Autokorrektur der Telefonnummer "von"-Werte:
Gebe bei Bedarf die Werte kommagetrennt ein, die der Reihe nach die Werte in der nächsten Option ersetzt werden sollen, um fehlerhafte Telefonnummerangaben zu vermeiden.
Beispiel: +,ß,/,

Autokorrektur der Telefonnummer "zu"-Werte:
Wenn du in der vorherigen Option zum Ersetzen eingetragen hast, gebe hier kommagetrennt die Werte ein, die der Reihe nach gesetzt werden sollen.
Beispiel: 00,0, ,

Gemäß dem Beispiel würde für die Übertragung an DHL die in den Kundendaten hinterlegte Telefonnummer +499524/1234 automatisch geändert auf 00499524 1234. Der Wert in den Kundendaten ändert sich dabei nicht.


Produkte mit einem Warenwert von 0 Euro nicht übergeben
Wenn du nicht möchtest, dass Produkte mit einem Warenwert von 0 Euro an den Zoll übergeben werden, dann aktiviere diese Option.

Kundenname aus der Lieferung ausgeben:
Wenn du ganz links auf den Menüpunkt "Übersicht" klickst, öffnet sich die Übersicht aller bereits erstellen Paketaufkleber. Mit dieser Option kannst du in dieser Übersicht auch den Kundennamen ausgeben lassen, allerdings benötigt diese Option mehr Performance.

Trackingcodeabgleich aus Lieferungen in den DHL Connector:
Nur notwendig, wenn die Sendungsverfolgung genutzt wird. Wenn Paketlabels außerhalb von tricoma erstellt werden (z. B. mit Fremdsoftware oder von einem Fulfillment-Dienstleister), kannst du hier die Trackingcodes der Lieferungen, die sich in der App Lieferungen befinden, in den Connector übernehmen. Aktiviere die Checkboxen bei den Lieferarten, bei denen dieser Abgleich stattfinden soll. Hier werden alle Lieferarten aufgelistet, die in tricoma angelegt sind.
Wie man Lieferarten verwaltet, findest du hier → Anlegen und Verwalten von Versandarten / Lieferarten

Standard-Schnittstellen (niedrige Priorität):
Empfohlene Option! Im Dropdown-Menü werden alle Schnittstellen aufgelistet, die du beim Punkt "Schnittstellen" angelegt hast. Ordne hier die Schnittstelle zu, die standardmäßig für die Generierung von Paketaufkleber genommen werden soll.

Schnittstellen je Mandant (mittlere Priorität):
Nur vorhanden, wenn du die App Mandanten installiert hast. Hier kannst du pro Mandant eine eigene Schnittstelle zuordnen. Aufgrund der mittleren Priorität hat diese Zuordnung Vorrang vor der standardmäßigen Schnittstellenzuordnung (der vorherigen Option).

Schnittstellen je Lieferart (hohe Priorität):
Hier kannst du jeder Lieferart eine eigene Schnittstelle zuordnen. Aufgrund der hohen Priorität hat diese Zuordnung Vorrang vor den anderen Schnittstellenzuordnungen (den beiden vorherigen Optionen).

Schnittstellen

Hier kannst du deine DHL-Schnittstellen verwalten und Schnittstellenkonfigurationen durchführen. Gib beim Anlegen einer neuen Schnittstelle einen beliebigen Titel ein und klicke auf "Anlegen":

Titel:
Hier kannst du den Titel der Schnittstelle nachträglich ändern.

Benutzer:
Hier trägst du den Benutzernamen ein. Du findest diesen im DHL-Geschäftskundenportal.
Wichtig: Den Benutzernamen in Kleinbuchstaben eintragen!

Passwort:
Trage hier das entsprechende Passwort ein. Auch dieses findest du im DHL-Geschäftskundenportal.

DHL Retouren API nutzen?
Aktivierung empfohlen! Mehr Details dazu hier → DHL Retouren API und receiver IDs

Lieferarten:
Klicke auf "Lieferarten bearbeiten", um die Lieferartenkonfiguration zu öffnen. Ordne deine tricoma-Lieferarten, die für DHL-Sendungen vorgesehen sind, jeweils einer DHL-Versandart zu und konfiguriere ggf. die Detaileinstellungen je Lieferart. Die anderen tricoma-Lieferarten können unbeachtet bleiben:

Hinweis: Es werden nur die DHL-Versandarten bei der Zuordnung wählbar sein, die im Geschäftskundenportal der entsprechenden DHL-Schnittstelle freigegeben sind.

Sobald du eine Lieferart einer DHL-Versandart zugeordnet hast, werden die Felder für Paketmaße - wie im Screenshot zu sehen - rosa, wenn keine eingetragen sind. Diese sind zwar keine Pflichtfelder, wir empfehlen aber trotzdem, diese zu befüllen, da sonst nur die Standardgröße an DHL übertragen wird. Sollte die tatsächliche Größe eines Pakets von der Standardgröße abweichen, kann es zu Mehrkosten entstehen.

Des Weiteren kann ein Zusatzgewicht pro Lieferart eingetragen werden, bspw. für das Verpackungsgewicht. Dieses Zusatzgewicht hat Vorrang vor dem Zusatzgewicht aus den allgemeinen Einstellungen.

Unter "Details" kannst du zusätzliche Services von DHL nutzen. Mehr dazu hier: Zusätzliche Services für DHL-Versandarten


Alternativer Absender:
Nur optional! Klicke auf "Alternativer Absender bearbeiten", um bei Bedarf einen alternativen Absender für diese Schnittstelle zu hinterlegen.
Wenn pro Feld nichts hinterlegt ist, werden die entsprechenden Daten genommen, die in den Einstellungen → Alternativer Absender hinterlegt sind. Sollte auch dort nichts hinterlegt sein, werden die entsprechenden Daten genommen, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt sind.
Siehe auch: Alternativer Absender im DHL Connector


Sobald du die Schnittstellenkonfiguration abgeschlossen und abgespeichert hast, kannst du einen Verbindungstest durchführen, indem du auf klickst. Dabei wird nur die reine Verbindung zum DHL-Server getestet. Ob die Zugangsdaten eingetragen und korrekt sind, wird an dieser Stelle nicht getestet.


Tipp: Sofern du vorhast, die Paketlabels primär über deine Scanstation zu erstellen und zu drucken, empfehlen wir noch einen Systembenutzer bei DHL zu erstellen.
Warum und wie das geht erfährst du hier: Systembenutzer im DHL Geschäftskundenportal anlegen

Alternativer Absender

Bei Bedarf kannst du hier einen allgemeinen alternativen Absender oder - wenn du die App Mandanten installiert hast - pro Mandant hinterlegen.
Siehe auch: Alternativer Absender im DHL Connector

Zollinhaltserklärung

Falls notwendig, musst du hier die Zollreferenz eintragen und bei den entsprechenden tricoma-Lieferarten eine Zollinhaltserklärung hinterlegen:

Genauso wie in der Lieferartenkonfiguration werden hier alle angelegten tricoma-Lieferarten aufgelistet. Du musst hier nur die Lieferarten bearbeiten, bei denen eine Zollinhaltserklärung benötigt wird.

Wenn du den Exporttyp "Sonstiges" auswählst, musst du eine Beschreibung - wie im Beispiel zu sehen - hinterlegen. Für alle anderen Exporttypen ist die Beschreibung optional.

Genaueres dazu im folgenden Tutorial: Erstellung von Zollinhaltserklärungen

Retourenportal

Hinterlege bei "URL (Standardwert)" den Retourenempfängerlink bei allen relevanten Ländern. Solltest du die Option "DHL Retouren API nutzen?" in der Schnittstellenkonfiguration aktiviert haben, musst du zusätzlich noch die receiverID des jeweiligen Landes eintragen:

Somit kannst du über die App Reklamationen in der entsprechenden Reklamation einen Retourenlabel erzeugen und direkt an den Kunden per E-Mail versenden.

Den Retourenempfängerlink und die receiverIDs findest du im Geschäftskundenportal. Möglicherweise musst du vorher dem Benutzer im Geschäftskundenportal die entsprechenden Rechte vergeben, sodass dieser Retouren verwalten und beauftragen kann.

Falls du eine DHL-Retoure erhalten hast, kannst du diese im tricoma System über die Referenznummer suchen, die auf dem Retourenlabel aufgedruckt ist. Gebe diese einfach oben in die Suchleiste (Maneta Search) ein und du findest die Belege dazu.

Siehe auch: DHL Retouren API und receiver IDs

Track&Trace

Dieser Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn du die App Track&Trace installiert hast.

Genaueres dazu hier: Einrichtung der Sendungsverfolgung für DHL

Übersicht

In der Übersicht werden alle Lieferscheine aufgelistet, für die ein Paketlabel in der Scanstation oder in den Tools generiert wurde bzw. deren Generierung versucht wurde:

Im oberen Bereich kannst du gezielt nach einem Lieferschein über den Suchfilter suchen.

Im mittleren Bereich werden die Lieferscheine in einer Tabelle ausgegeben. Dabei kannst du die eigentliche Lieferung aufrufen, indem du auf die Liefer-ID in der Spalte "Lieferschein:" klickst. Des Weiteren kannst du an dieser Stelle über den Trackingcode die DHL-Sendungsverfolgung aufrufen, den Sendungsstatus einsehen oder den bereits generierten Paketaufkleber nochmal als PDF downloaden usw.

Im unteren Bereich kannst du über das Aktionsmenü ein oder mehrere Lieferungen aus der Tabelle entfernen, ins Archiv verschieben, stornieren oder den Sendungsstatus manuell aktualisieren.

Meldungen

In den Meldungen findest du sämtliche Fehlermeldungen chronologisch aufgelistet, die vom DHL-Server kamen. Damit hast du die Möglichkeit, die Ursache einer Fehlermeldungen herauszufinden und ggf. beheben. Meistens sagt die Fehlermeldung selbst schon aus, was die Ursache ist oder war.

Im unteren Bereich befindlichen Aktionsmenü kannst du einzelne, mehrere oder alle Fehlermeldungen löschen.

Tools

In den Tools hast du folgende Möglichkeiten:

• Aufkleber erstellen
  Hier kann du Paketlabels manuell (neu) generieren, indem du die Liefer-ID einträgst und auf "Aufkleber generieren" klickst. Das generierte Label kann dann im PDF-Format aufgerufen werden.
  Alternativ kannst du weiter unten über die aufgelisteten Lieferscheine ein Paketlabel (neu) erzeugen. Beachte bitte, dass hier die letzten zehn Lieferscheine aller tricoma-Lieferarten aufgelistet werden, also nicht nur die Lieferscheine für DHL.
  Beachte bitte auch, dass der Lieferung eine valide Lieferart zugewiesen sein muss, damit ein Label überhaupt generiert werden kann.
  
  
• Lieferungen/Abgleich
  Falls du Paketlabels hast, die nicht über tricoma erstellt wurden, kannst du mit diesem Tool die Trackingcodes der letzten zwei Tage abgleichen und in den DHL Connector übernehmen, damit die App Track&Trace verwendet werden kann.
  
  
• Retouren Label
  Hier kannst du für die letzten 20 Reklamationen einen Retouren Label erzeugen und im PDF-Format aufrufen. Beachte bitte auch hier, dass hier die letzten 20 Reklamationen aller Bestellungen im tricoma System aufgelistet werden. Die restlichen Reklamationen findest du in der Übersicht der App Reklamationen.
  
  
• Account-Infos
  Mit diesem Tool kannst du manuell deine Account-Infos vom Geschäftskundenportal abholen, sodass die DHL-Versandarten und die zusätzlichen Services in der Lieferartenkonfiguration aktualisiert werden. Wenn dein System live ist, findet die Abholung 1x pro Tag statt. Auch beim ersten Aufrufen der Lieferartenkonfiguration nach dem Anlegen der Schnittstelle werden die Accounts-Infos abgeholt, sofern die Zugangsdaten korrekt sind.

Weiterführende Tutorials

Einrichtung des DHL-Paketlabeldrucks in der Scanstation
Retourenabwicklung über die App Reklamationen
Auslandsversand einrichten
DHL-Aufkleber wird nicht gedruckt – mögliche Ursachen
Probleme beim Generieren von DHL-Paketlabels