Einrichtungstutorial: DHL Connector

Mit dem DHL Connector hast du die perfekte Lösung für deinen Onlinehandel gefunden. Generiere Versandlabels schnell und einfach über die Scanstation und übermittle automatisch Trackingcodes an die Marktplätze. Optimiere deinen Versandprozess und behalte den Überblick über deine Sendungen. Dank dem DHL Connector wird der Versand zum Kinderspiel.
In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung und Handhabung des DHL Connectors.

Eines vorab:
Um den DHL Connector nutzen zu können, musst du eine Telefonnummer in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegen. Beachte bitte, dass eine zu lange Telefonnummer vom DHL Connector nicht verarbeitet werden kann.
Des Weiteren, falls du Nachnahmesendungen anbietest, musst du in diesem Bereich auch deine Kontodaten hinterlegen, da diese Informationen wichtig sind, um eine Nachnahmesendung anzulegen.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Konfiguriere hier die allgemeinen Einstellungen des DHL Connectors:

Internes Passwort für die Abholung:
Gebe ein beliebiges lokales Passwort ein, welches zur Kommunikation zwischen dem Connector und dem lokalen Druckdienst auf deiner physischen Scanstation (dein lokaler PC) verwendet wird. Wenn du dann später einen Druckskript generierst, um Paketlabels über der Scanstation drucken  zu können, wird dieses Passwort in die entsprechende config.php eingetragen. Solltest du also in der Zukunft dieses Passwort hier ändern, muss das Passwort auch in der config.php geändert werden!
Mehr zur Einrichtung des Labeldrucks in der Scanstation hier -> Einrichtungsanleitung für den Labeldruck in der Scanstation

Standardgewicht:
Hier kannst du bei Bedarf ein Standardgewicht eintragen. Das hier eingetragene Gewicht wird für Lieferungen verwendet, bei denen das Gewicht 0 beträgt oder nicht angegeben/vorhanden ist. Bitte den Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden, bspw. 0.2

Zusatzgewicht je Sendung:
Das hier eingetragene Zusatzgewicht wird pro Sendung pauschal aufgeschlagen, z. B. Gewicht für Verpackung. Bitte den Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden.

Aufschlag bei Nachnahmesendungen:
Trage hier den Aufschlag ein, der Kunden berechnet wird, wenn Bezahlung per Nachnahme gewählt wurde.

Referenznummer an DHL:
Für die Paketlabelerstellung kannst du hier auswählen, welche Referenznummer verwendet werden soll. Du hast die Auswahl zwischen

• der Lieferscheinnummer (Lieferungs-ID in tricoma)
• der Referenznummer der Bestellung (i. d. R. die externe Bestellnummer)
• Bestellnummer (Bestell-ID in tricoma)

Paketankündigung grundsätzlich aktivieren:
Bei aktiver Option erhält dein Kunde eine Paketankündigung per E-Mail. Beachte hier unbedingt die DSGVO, da bei dieser Funktion die E-Mail-Adresse des Kunden an DHL übergeben wird.

Rechnungsempfänger als Absenderkontakt aufdrucken:
Aktiviere diese Option, wenn der Name des Rechnungsempfängers in den Bereich "Absenderkontakt" auf das Paketlabel gedruckt werden soll. Dabei wird gleichzeitig die Telefonnummer entfernt.

Entwicklermodus aktivieren:
Diese Option ist nur für Entwickler relevant und kann unbeachtet bleiben.


Telefonnummer des Absenders angeben, wenn für den Empfänger keine vorhanden ist:
Falls in den Kundendaten keine Telefonnummer vorhanden ist, wird mit dieser Option die Telefonnummer des Absenders auf das Paketlabel gedruckt. Es ist die Telefonnummer, die du in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt hast. Falls in den Kundendaten eine Telefonnummer vorhanden ist, wird zwar die Telefonnummer an DHL übergeben, aber nicht auf das Paketlabel gedruckt.

Telefonnummer des Kunden immer durch eigene Rufnummer ersetzen:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird immer die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegte Telefonnummer auf dem Paketlabel gedruckt.

Autokorrektur der Telefonnummer "von"-Werte:
Gebe bei Bedarf die Werte kommagetrannt ein, die der Reihe nach mit den Werten im nächsten Feld ersetzt werden sollen, um fehlerhafte Telefonnummerangaben zu vermeiden.
Beispiel: +,ß,/,

Autokorrektur der Telefonnummer "zu"-Werte:
Wenn du im vorherigen Feld Werte zum Ersetzen eingetragen hast, gebe hier kommagetrennt die Werte ein, die der Reihe nach gesetzt werden sollen.
Beispiel: 00,0, ,

Gemäß dem Beispiel würde für die Übertragung an DHL die in den Kundendaten hinterlegte Telefonnummer +499524/1234 automatisch geändert auf 00499524 1234. Der Wert in den Kundendaten ändert sich dabei nicht.


Produkte mit einem Warenwert von 0 Euro nicht übergeben
Wenn du nicht möchtest, dass Produkte mit einem Warenwert von 0 Euro an den Zoll übergeben werden, dann aktiviere diese Option.


Name des Kunden aus der Lieferung ausgeben:
Wenn du auf der linken Seite auf Übersicht klickst, öffnet sich die Übersicht aller bereits erstellen Paketaufkleber. Mit dieser Option kannst du in dieser Übersicht auch den Kundennamen ausgeben lassen, allerdings benötigt diese Option mehr Performance.


Trackingcodeabgleich aus Lieferungen in den DHL Connector:
Nur notwendig, wenn die Sendungsverfolgung genutzt wird. Wenn du Paketlabels außerhalb von tricoma erstellt hast (z. B. mit Fremdsoftware), kannst du hier die Trackingcodes Lieferungen, die sich in der App Lieferungen befinden, in den Connector übernehmen. Aktiviere die Checkboxen bei den Lieferarten, bei denen dieser Abgleich stattfinden soll. Hier werden alle Lieferarten aufgelistet, die in tricoma angelegt sind.
Wie man Lieferarten verwaltet, findest du hier → Anlegen und Verwalten von Versandarten / Lieferarten

Zugangsdaten

Hinterlege hier deine Zugangsdaten von DHL:

DHL Kundennummer (EKP):
Trage hier die EKP-Nummer ein. Diese ist deine Abrechnungsnummer von DHL.


Benutzer:
Hier trägst du den Benutzernamen ein. Du findest diesen in deinem DHL-Geschäftskundenportal.

Passwort:
Trage hier das Passwort ein. Auch dieses findest du in deinem DHL-Geschäftskundenportal.

DHL Rest API nutzen?
Hiermit findet die Datenübertragung von und zu DHL per HTTP-Anfragen statt. Aktivierung dieser Option wird empfohlen.

DHL Retouren API nutzen?
Aktivierung empfohlen. Mehr dazu hier → DHL Retouren API und receiver IDs


Firmenname:
Optional kannst du hier eine andere Firma eintragen, falls diese der alternative Absender ist.

Kontaktperson:
Optional kannst du eine alternative Kontaktperson als Absender eintragen. Ist hier nichts eingetragen, wird der Name des Geschäftsführers verwendet, der in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.

Telefonnummer:
Optional kannst du hier eine Telefonnummer vom alternativen Absender eintragen.


Solltest du zusätzlich noch die App Mandanten installiert haben, kannst du pro Mandant einen eigenen DHL-Account anlegen und die Teilnehmernummern anpassen.


Tipp:
Sofern du vorhast, die Paketlabels primär über deine Scanstation zu erstellen und zu drucken, empfehlen wir noch einen Systembenutzer bei DHL zu erstellen.
Warum und wie das geht erfährst du hier:
> Einrichtung eines Systembenutzers

Lieferarten-Konfiguration

Hier werden alle Lieferarten aufgelistet, die in tricoma angelegt sind. Konfiguriere hier die Lieferarten, die für DHL-Sendungen vorgesehen sind. Alle anderen Lieferarten, die nichts mit DHL zu tun haben, kannst du unbeachtet lassen.

Wie im Beispiel gezeigt, musst du deine Lieferarten, die du für DHL-Sendungen vorgesehen hast, einem DHL-Produkt über das Dropdown-Menü zuordnen. Dies ist sehr wichtig, damit später die Pakete korrekt abgerechnet werden können.

Die Teilnehmernummer besteht aus den letzten zwei Ziffern deiner Abrechnungsnummer und kann in den meisten Fällen bei 01 belassen werden. Es sei denn, du hast in deinem DHL-Geschäftskundenkonto weitere "Unterkonten". Dann erhöht sich die Nummer auf 02, 03, 04 etc.

Sobald du einer Lieferart ein DHL-Produkt zugeordnet hast, werden die Felder für Paketmaße - wie im Beispiel zu sehen - rosa, wenn keine eingetragen sind. Diese sind zwar keine Pflichtfelder, wir empfehlen aber trotzdem, diese zu befüllen, da sonst nur die Standardgröße an DHL übertragen wird. Sollte die tatsächliche Größe eines Pakets von der Standardgröße abweichen, kann es zu Mehrkosten kommen.

Des Weiteren kann ein Zusatzgewicht pro Lieferart eingetragen werden, bspw. für das Verpackungsgewicht. Dieses Zusatzgewicht wird dem Zusatzgewicht aus den allgemeinen Einstellungen vorgezogen.

Pro Lieferart kannst du bei Bedarf weitere Details einstellen. Klicke dazu ganz rechts auf "Details". Dort kannst du u. a. weitere Services aktivieren, alternative Zugangsdaten sowie alternativen Absender hinterlegen, die den in den Zugangsdaten hinterlegten Daten vorgezogen werden.

Siehe auch → Nutzung der Warenpost International mit tricoma

Zollinhaltserklärung

Falls notwendig, muss du bei den betroffenen Lieferarten eine Zollinhaltserklärung hinterlegen:

Wie in den Lieferarten-Konfiguration werden hier alle Lieferarten aufgelistet, die in tricoma angelegt sind. Du musst hier nur die Lieferarten bearbeiten, bei denen eine Zollinhaltserklärung benötigt wird.

Wenn du den Exporttyp "Sonstiges" auswählst, musst du eine Beschreibung - wie im Beispiel zu sehen - hinterlegen. Für alle anderen Exporttypen ist diese Angabe optional.

Genaueres dazu im folgenden Tutorial:
> Erstellung von Zollinhaltserklärungen

Retourenportal

Hinterlege hier die URL des Retourenempfängerlinks bei allen relevanten Ländern. Solltest du die Option "DHL Retouren API nutzen?" in den Zugangsdaten aktiviert haben, musst du zusätzlich noch die receiverID des jeweiligen Landes eintragen:

Somit kannst du über die App Reklamationen in der entsprechenden Reklamation einen Retourenlabel erzeugen und direkt an den Kunden per E-Mail versenden.

Die URL und die receiverIDs findest du in deinem DHL-Geschäftskundenportal. Möglicherweise musst du vorher dem Benutzer im Geschäftskundenportal die entsprechenden Rechte vergeben, sodass dieser Retouren verwalten und beauftragen kann.

Falls du eine DHL Retoure erhalten hast, kannst du diese im tricoma System über die Referenznummer suchen, die auf dem Retouren Laben aufgedruckt ist. Gebe diese einfach oben in die Suchleiste (Maneta Search) ein und du findest die Belege dazu.

Siehe auch → DHL Retouren API und receiver IDs

Track&Trace

Dieser Bereich ist nur relevant, wenn du die App Track&Trace installiert hast und benutzt.

Genaueres dazu hier:
> Einrichtung der Sendungsverfolgung für DHL

Übersicht

In der Übersicht werden alle Lieferscheine aufgelistet, die im DHL Connector oder in der Scanstation erzeugt wurden:

Im oberen Bereich kannst du gezielt nach einem Lieferschein über den Suchfilter suchen.

Im mittleren Bereich werden die Lieferscheine in einer Tabelle ausgegeben. Dabei kannst du die Lieferung selbst aufrufen, indem du auf die Liefer-ID in der Spalte "Lieferschein:" klickst. Des Weiteren kannst du an dieser Stelle über den Trackingcode die DHL-Sendungsverfolgung aufrufen, den Sendungsstatus einsehen, das erzeugte Paketlabel nochmal als PDF downloaden usw.

Im unteren Bereich kannst du über das Aktionsmenü ein oder mehrere Lieferungen aus der Tabelle entfernen, ins Archiv verschieben, stornieren oder den Sendungsstatus manuell aktualisieren.

Meldungen

In den Meldungen findest du sämtliche Fehlermeldungen chronologisch aufgelistet, die von DHL kamen. Damit hast du die Möglichkeit, die Ursache der Fehlermeldungen herauszufinden und ggf. beheben. Meistens sagt die Fehlermeldung selbst schon aus, was die Ursache ist bzw. war.

Im unteren Bereich befindlichen Aktionsmenü kannst du einzelne, mehrere oder alle Fehlermeldungen löschen.

Tools

In den Tools hast du folgende Möglichkeiten:

• Aufkleber erstellen
  Hier kann du Paketlabels manuell (neu) erzeugen, indem du die Liefer-ID einträgst und auf "Aufkleber generieren" klickst. Das erzeugte Label kann dann im PDF-Format aufgerufen werden.
  Alternativ kannst du weiter unten über die aufgelisteten Lieferscheine ein Paketlabel (neu) erzeugen. Beachte bitte, dass hier die letzten zehn Lieferscheine aller Lieferarten im tricoma System aufgelistet werden, also nicht nur die Lieferscheine für DHL.
  
  
• WSDL Update
  Die WSDL-Dateien werden einmal täglich automatisch aktualisiert, sofern dein tricoma System live ist. Über diesen Tool kannst du manuell die WSDL-Dateien aktualisieren.
  
  
• Lieferungen/Abgleich
  Falls du Paketlabels hast, die nicht über tricoma erstellt wurden, kannst du mit diesem Tool die Trackingcodes abgleichen in den den DHL Connector übernehmen, damit die App Track&Trace verwendet werden kann.
  
  
• Retouren Label
  Hier kannst du für die letzten 20 Reklamationen einen Retouren Label erzeugen und im PDF-Format aufrufen. Beachte bitte auch hier, dass hier die letzten 20 Reklamationen aller Bestellungen im tricoma System aufgelistet werden. Die restlichen Reklamationen findest du in der Übersicht der App Reklamationen.

Weiterführende Tutorials

> Einrichtung des DHL-Paketlabeldrucks in der Scanstation
> Retourenabwicklung über die App Reklamationen
> Manuelles erstellen von Paketaufklebern / Testlauf der Schnittstelle
> Nutzung von DHL Austria (DHL in Österreich)
> Probleme beim Generieren von DHL-Paketlabels
> Auslandsversand einrichten