Fehlern im Versand oder Empfang von E-Mails können viele Gründe haben.
Falls Sie einmal eine sogenannte Bounce-Back Nachricht Ihres Mailservers bekommen haben, dass Ihre Mail nicht zugestellt werden konnte, können folgende Ursachen vorliegen.
Ungültige E-Mailadresse
Hier gibt es verschieden Varianten, welche für eine ungültige E-Mailadresse sorgen können:
- Leerzeichen oder nicht erlaubte Zeichen wurden genutzt: "max mustermann@beispiel.de"
- falsche Domain: "max.mustermann@example.de" anstatt "max:mustermann@beispiel.de"
- Nicht existierende E-Mailadresse
Hier bei ist die Mailadresse des Empfängers nicht oder nicht mehr existent. Dies ist bspw. der Fall wenn der Mitarbeiter die Firma verlassen hat, oder Sie sich verschrieben und somit eine ungültige Adresse angegeben haben.
Postfach des Empfängers voll
- Bei angemieteten Postfächern auf Seiten des Empfängers kann es vorkommen, dass die Speicherkapazität des Postfachs erreicht wurde. Hierbei ist es meist üblich, dass weitere Mails solange nicht mehr akzeptiert werden, bis wieder neuer Speicherplatz verfügbar ist.
Zu viel HTML in der E-Mail / falsche Verwendung
- Dieser Fall tritt häufig bei Newslettern oder Werbekampagnen auf. Hier wird anstelle von sogenanntem Plain Text oft aufgrund der attraktiveren Dartstellung HTML genutzt. Werden hier bspw Bilder ohne absoluten Pfad angegeben, werden die Mails häufig als Spam eingestuft und erreichen Ihren Empfänger gar nicht erst. Je nach Konfiguration des Mailservers des Empfängers kann auch bereits eine Mail mit gewissem prozentualen HTML Anteil als Spam angesehen werden.
Anhänge zu groß
- Je nach Konfiguration des Mailservers, ist nur eine gewissen Dateigröße bei Anhängen erlaubt. Sollte dieser überschritten werden, wird die Mail nicht akzeptiert und sie erhalten eine Nachricht dass diese Mail aufgrund der Größe des Anhangs nicht akzeptiert wird. In diesem Fall müssen Sie sich mit dem Empfänger der Mail in Verbindung setzten oder den Anhang verkleinern.
Befehle aus Content auf der Blacklist
- Auch hier ist die Konfiguration des Empfängers entscheidend. Gewissen Wörter oder Befehle werden verboten und Ihre Mails landen direkt im Spamordner des Empfängers. Auch in diesem Fall müssen Sie sich mit dem Empfänger in Verbindung setzen.
Bilder eingebettet - anstelle eines Anhangs
- Da mittlerweile über eingebettete Links in Bildern häufig Phishing betrieben wird, ist es üblich, dass eingebettete Bilder in Ihrem Mail für Probleme sorgen. Bilder am besten immer als Anhang versenden, hier kommt es nur sehr selten zu Problemen.
Reverse DNS
- Reverse DNS Einträge oder auch rDNS Einträge sind das Gegenteil von A-Record EInträgen. Statt einer Domain IP-Adressen zuzuweisen, werden hier IP-Adressen Domain zugeordnet. Somit weiß der Mailserver welcher Ihre Mails empfängt, dass die Mail auch wirklich von Ihnen stammt und hier keine Manipulation der Absenderadresse stattfand.
Sollte diese Eintrag fehlen kann es vorkommen, dass Mails nicht akzeptiert werden, da die Herkunft nicht eindeutig verifiziert werden kann. Falls Sie also Mails von Ihren Kunden nicht empfangen, bitten Sie um das setzten eines rDNS Eintrags.
Dies sind natürlich nicht alle Fehlerquellen, die gängisten sind jedoch aufgelistet.
