E-Mail-Postfächer einrichten

Vorwort

In diesem Tutorial erhalten Sie eine Schritt-Für-Schritt-Anleitung, wie Sie E-Mail-Postfächer für die App Mailclient einrichten, damit Sie anschließend E-Mails im tricoma System empfangen und versenden können.

Eines vorab:
Für die App Mailclient gibt es die Version1 (externe Postfächer) und Version2 (tricoma Postfächer)
Der Unterschied wird hier erklärt -> Unterschiedliche Mailclient Ansichten (Interne und externe Postfächer)

Beachten Sie bitte auch die Hinweise in diesem Tutorial -> Einstellung der Standardauthentifizierung in Exchange Online / Outlook / Office365


Unterschied zur App Mailversand:
Die App Mailversand ist eine Verwaltungsoberfläche für den reinen E-Mail-Versand aus tricoma heraus. Somit ist es möglich, sogenannte Systemmails automatisch aus bestimmten Apps heraus zu versenden, ohne einen Umweg über die App Mailclient oder dem app-integriertem Mailer zu machen. In der App Mailversand werden keine Postfächer eingerichtet, sondern die reinen SMTP-Einstellungen für den Versand von Systemmails konfiguriert.

Die App Mailclient hingegen ist eine E-Mail-App zum Empfangen, Schreiben, Senden und Verwalten von E-Mails aus verschiedenen Postfächern. Die App ist vergleichbar wie mit Outlook, Thunderbird oder Windows Mail etc. Die angelegten Postfächer sind auch wichtig, damit Sie den Absender im app-integrierten Mailer auswählen können.

Mehr dazu hier -> Systemmails und Mailer

Einrichtung eines externen Postfachs

Wenn Sie sich dafür entscheiden, externe Postfächer (Yahoo, Gmail, Web etc.) in die App Mailclient einzubinden, werden Sie die Oberfläche der v1 erhalten. Wichtig hierbei ist, dass Sie die korrekten Konfigurationsdaten Ihres externen E-Mail-Providers parat haben.

Um ein Postfach anzulegen, gehen Sie in die Einstellungen -> Postfächer. Geben Sie einen beliebigen Titel ein und klicken Sie auf anlegen:

Nach dem Anlegen gelangen Sie automatisch in den Bereich, indem all Ihre bereits angelegten Postfächer angezeigt werden.

Geben Sie beim neuen Postfach die benötigten Konfigurationsdaten ein. Im Feld "IMAP Server" bitte den Posteingangsserver eintragen sowie den Port im Feld daneben.
Bei Bedarf können Sie auch die Ordner- und Rechteverwaltung konfigurieren. Mehr dazu HIER.

Wichtig:
Der externe E-Mail-Anbieter muss IMAP unterstützen!

Sobald Sie mit der gesamten Konfiguration des Postfachs fertig sind, klicken Sie beim Postfach auf Testen, um einen Verbindungstest durchzuführen. War dieser erfolgreich, können Sie das Postfach verwenden. Die Einrichtung ist abgeschlossen.

Um das angelegte Postfach zu verwenden, klicken Sie im linken Bereich einfach auf das entsprechende Postfach und die v1-Oberfläche zur Verwaltung Ihrer E-Mails wird erscheinen:

Einrichtung eines internen Postfachs

Wir empfehlen grundsätzlich, interne Postfächer (tricoma Postfächer) zu verwenden. Dadurch erhalten Sie die v2-Oberfläche mit viel mehr Funktionen und modernes Design.

Bevor Sie tricoma Postfächer verwenden können, benötigen Sie ein oder mehrere Domains. Entweder haben Sie schon eine Domain, die Sie für Ihre Postfächer verwenden können, oder Sie bestellen bei uns eine Domain.
Die Bestellung tätigen Sie ganz einfach in Ihrem Kundenportal im Bereich Hosting -> Domains

Sollten Sie Fragen allgemeine Fragen zur Bestellung haben, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Legen Sie dazu einfach ein Ticket an unter Server/Webhosting/Mails/Domains -> Allgemeine Beratung zu Server/Hosting/Mail/Domain.

Wenn Sie bereits eine Domain besitzen, die nicht bei uns bestellt wurde, muss diese zu tricoma umgezogen werden, damit wir diese verwalten können.
Um den Umzug initiieren zu können, gehen Sie einfach den gleichen Bestellvorgang durch, wie wenn Sie eine neue Domain bestellen. Nur mit dem Unterschied, dass Sie uns dabei unbedingt Ihren Auth-Code mitgeben müssen, damit wir wissen, dass Sie der Domain-Besitzer sind.

Wenn Sie nun eine Domain erfolgreich bestellt haben und diese über uns verwaltet wird, gehen Sie im Kundenportal auf Hosting -> E-Mail-Adressen

In diesem Bereich richten Sie Ihre tricoma Postfächer an. Geben Sie den gewünschten Namen ein und, Sie Ihre Domain aus und anschließend auf Postfach anlegen klicken. Sie bekommen direkt im Anschluss die Zugangsdaten zur Nutzung. Beachten Sie bitte, dass es 1 bis 2 Minuten dauern kann, bis es aktiv wird.
Weiter unten sehen Sie eine Auflistung aller bereits angelegten Postfächer sowie die Details dazu. In den Details ordnen Sie dem Postfach ein oder mehrere E-Mail Adressen zu. Beachten Sie bitte, dass ein Postfach ohne zugeordnete E-Mail Adresse gelöscht wird.


Nachdem Sie Ihre mehrere Postfächer im Kundenportal angelegt haben, sind diese quasi schon einsatzbereit. Diese müssen nur noch in der App Mailclient importiert werden

Loggen Sie sich in Ihr tricoma System ein und öffnen Sie die App Mailclient. Gehen Sie in die Einstellungen -> tricoma Mail und klicken Sie auf Jetzt Postfachdaten bei tricoma abholen

Nachdem Ihre Postfachdaten importiert wurden, sollten diese nun im linken Bereich der App aufrufbar sein.
In den Einstellungen -> Postfächer können Sie Ihre Postfächer nochmal bearbeiten, bei Bedarf auch die Ordner- sowie die Rechteverwaltung konfigurieren. Mehr dazu HIER.

Die Einrichtung ist nun abgeschlossen. Um das angelegte Postfach zu verwenden, klicken Sie im linken Bereich einfach auf das entsprechende Postfach und die v2-Oberfläche zur Verwaltung Ihrer E-Mails wird erscheinen:

Ordner verwalten und Rechtesystem

Ordner verwalten

Wenn aus tricoma gesendete E-Mails nicht im Ordner für gesendete Mails gespeichert werden, kann es daran liegen, dass dieser Ordner auf dem Server einen falschen Namen hat. Der Standardname für diesen Ordner ist oft "Sent", bei anderen Providern heißt dieser Ordner möglicherweise "Sent Mails" o. ä.

Genau dafür gibt es die Möglichkeit, diese Ordner zu verwalten. Geben Sie einfach an, welcher Ordner für gesendete und welcher Ordner für gelöschte Objekte verwendet werden soll.

Das gleiche gilt für gelöschte E-Mails, allerdings nur bei v2. Bei v1 kann es passieren, dass gelöschte E-Mails nicht im Ordner für gelöschte Objekte (Papierkorb) landen, sondern komplett gelöscht werden.

Um diese Ordner zu verwalten, klicken Sie auf "Ordner verwalten" im entsprechenden Postfach unter Einstellungen -> Postfächer:

Rechtesystem

In der Postfachkonfiguration gibt es pro Postfach ein Rechtesystem. Dazu haben Sie folgende Optionen:

Postfachinhaber:
Wählen Sie hier den Postfachinhaber aus. Dieser hat immer Zugriff auf das Postfach und definiert den Autoresponder.

Öffentlich - Zugriff für alle Benutzer:
Bei aktivierter Option wird das Postfach öffentlich gemacht. Somit haben alle Benutzer Zugriff auf diesen.

Weitere Rechte:
In diesem Bereich können Sie bestimme Benutzer oder Abteilungen Zugriffrechte auf das Postfach geben.

Benutzer mit Zugriffsrechten haben ebenfalls die Möglichkeit, aus dem Mailer in den entsprechenden Apps (z. B. App Rechnungen, Bestellungen, etc.) eine E-Mail zu versenden.

Siehe auch:
> Systemmails und Mailer
> Einrichtungstutorial: App Mailclient
> tricoma E-Mail-Postfächer für beliebiges E-Mail-Programm