Einrichtungstutorial: App Bankkontenabgleich

Die App Bankkontenabgleich ermöglicht Ihnen die automatische Abstimmung Ihrer Kontoverläufe mit den Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften aus Ihrem Warenwirtschaftssystem. Dadurch werden Zahlungsvorgänge präzise erkannt. Mithilfe des Hintergrundabgleichs können Zahlungen ohne manuelles Eingreifen erkannt werden, wodurch Rechnungen automatisch als bezahlt markiert werden. Diese effiziente Funktion ermöglicht eine reibungslose und genaue Abwicklung Ihrer Buchführungsvorgänge.

1. Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

• Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heran ziehen?

Ist die Option aktiviert, wird auch die Referenznummer beim Abgleich der Zahlungen berücksichtigt. Wenn Referenznummern in Bestellungen vermerkt werden, macht diese Einstellung durchaus Sinn.

• Kundennummer zum Abgleich heran ziehen?

Hier wird beim manuellen Abgleich die Kundennummer als Suchkriterium in Rechnungen, Bestellungen und Gutschriften mitverwendet.

• Bei bezahlten Bestellungen ohne Rechnung automatisch Rechnungen anlegen und als bezahlt markieren?

Wenn zu einer Bestellung keine Rechnung existiert, die Bestellung aber mit einer Zahlung verknüpft wird, dann wird bei aktivierter Option in diesem Fall eine Rechnung zu der Bestellung mit dem Status bezahlt angelegt.

• Bei verknüpfter Bestellung mit angelegter Rechnung automatisch Rechnungen als bezahlt markieren, wenn Betrag identisch ist?

Mit Aktivierung dieser Option wird die Rechnung sofort als bezahlt markiert, wenn der Rechnungsbetrag 100%  mit dem Bestellbetrag übereinstimmt und zu dieser Rechnung eine Bestellung existiert.

• Rechnungen, die verknüpft sind, als bezahlt markieren?

Alle Rechnungen zum verknüpften Vorgang werden mit dieser Einstellung als bezahlt markiert. *Der Vorgang ist der verknüpfte Beleg, wie beispielsweise Bestellung, Lieferung,..

•  Bestellung und Rechnung automatisch anlegen, wenn ein Kauf aus dem Ebay-Connector verknüpft wurde?

Bei aktivierter Option wird automatisch eine Rechnung und eine Bestellung dazu angelegt.

• Automatische Rechnungsanlage bei Käufen über den Ebay-Connector deaktivieren?

Hier können Sie bestimmen, ob die automatische Rechnungsanlage bei Käufen, die über den eBay-Connector hereinkommen, deaktiviert werden soll. (Somit wird  bei gleichzeitiger Aktivierung der letzten Option ausschließlich eine Bestellung angelegt)

• Gutschriften als erledigt markieren

Wenn Gutschriften mit dem Vorgang verknüpft werden, werden diese mit dieser Einstellung als erledigt markiert. 

• Mehr Ergebnisse vor genauen Ergebnissen?

Diese Einstellung macht Sinn, wenn man mehr Verknüpfungsvorschläge bei der Suche in der Übersicht erhalten möchte.

• Bei der Verknüpfung über die Detailsuche nach dem Verknüpfen wieder in die Detailsuche wechseln?

Wenn der Vorgang verknüpft wurde, wird mit dieser Einstellung bei vorheriger Detailsuche wieder in die Detailsuche gewechselt. Diese Einstellung kommt auf Ihren persönlichen Workflow an. Je nach dem, was dem Anwender besser passt.

• Betrag aus der Kontobewegung bei der Verknüpfung der Rechnung eintragen?

Standardmäßig wird der Rechnungsbetrag eingetragen, sobald eine Rechnung mit einer Kontobewegung verknüpft wird.
Bei Aktivierung dieser Einstellung wird jedoch der Betrag aus der Kontobewegung eingetragen. Diese Einstellung macht nur Sinn, wenn z. B. der Betrag einer Buchung anders ist als der eigentliche Betrag.

• Transaktionsnummer vom Zahlungsdienstleister in Bestellung eintragen?

Ist diese Option aktiviert, wird bei der Verknüpfung einer Bestellung  die Transaktionsnummer des Zahlungsdienstleisters in die Bestellung eingetragen. Die Transaktionsnummern finden Sie in der Detailansicht der Bestellung.

• Kassenbelege abgleichen?

Mit Aktivierung der Option, werden bei eingehender Zahlung auch die Kassenbelege mit in den Abgleich einbezogen.  (Beispielsweise bei Käufen auf Rechnung im Ladengeschäft)

Hintergrundabgleich

• Darf beim Hintergrundabgleich der Zahlbetrag abweichen? Wenn ja, um wie viel? Wichtig: beachten Sie bitte hierbei die Nachkommastellen:

Hier definieren Sie den maximalen Abweichungsbetrag wenn nötig.
Dies macht nur Sinn wenn die Zahlungen auch abweichen dürfen.

• Darf der Hintergrundabgleich auch durchlaufen, wenn es keine Namensgleichheit gibt? (nur empfohlen bei Shops mit wenigen Bestellungen)

Hier können Sie bestimmen ob der Hintergrundabgleich auch durchläuft, obwohl der Name auf der Zahlung nicht mit dem Kundennamen übereinstimmt. 

• Darf der Hintergrundabgleich das Ergebnis nur verknüpfen wenn auch die Referenznummer im Verwendungszweck ist?

Hier können Sie bestimmen, ob der Hintergrundabgleich eine Zahlung  nur dann verknüpfen darf ,wenn die Referenznummer im Verwendungszweck enthalten ist.

• Referenznummern bei Bestellungen zum Abgleich heran ziehen?

Hier können Sie bestimmen ob die Referenznummer bei Bestellungen zum Abgleich heran gezogen werden soll.
Die Option empfiehlt sich in Zusammenspiel mit der vorherigen Option zu aktivieren. Da sonst der Abgleich nicht stattfinden kann.

• E-Mail-Adresse für eine tägliche Info, wenn es noch nicht abgeglichene Elemente gibt?

Hier können Sie die Email-Adresse bestimmen, an welche ein Hinweis versendet wird, dass noch Elemente zum Abgleich ausstehen.


Sonstiges

• Präfix auf den Bestellungen

Für diese Option wird die App "Mandanten" benötigt. Hier muss dann für die richtige Zuordnung, das Bestellungs-Präfix des betreffenden Mandanten angegeben werden.

• Präfix auf den Rechnungen

Für diese Option wird die App "Mandanten" benötigt. Hier muss dann für die richtige Zuordnung, das Rechnungs-Präfix des betreffenden Mandanten angegeben werden.

• Im Autoabgleich stornierte Bestellungen/Rechnungen anzeigen?

Hier können Sie bestimmen, ob im Autoabgleich auch stornierte Bestellungen/Rechnungen angezeigt werden sollen.
So können Zahlungen die zu stornierten Bestellungen getätigt wurden, zugeordnet und ggf erstattet werden.

• Anzahl der Tage im Autoabgleich: (Achtung, aus Performancegründen sollte kein Wert höher als 3 gewählt werden)

Hier können Sie bestimmen, wie viele Tage rückwirkend, Vorgänge automatisch abgeglichen werden. 

• Verschiedene gefundene Nummern in Überweisungstexten zu einer Nummer zusammenfassen?

Beim automatischen Abgleich werden dadurch Nummern aus dem Überweisungstext zusammengefasst, z. B. 1341 33 wird als 134133 oder 1341-33 gefunden.

•  In der Profisuche Bestellungen ausblenden, wenn diese komplett als Rechnung angelegt wurde?

Wenn für die komplette Bestellung bereits eine Rechnung angelegt worden ist, wird diese Bestellung nicht mehr in der Profisuche angezeigt.

• Anpassung der Zahlungsweise in der Bestellung/Rechnung anhand des Bankkontos? (Zahlungsweise im Bankkonto muss hierzu hinterlegt sein)

Hier können Sie bestimmen ob die Zahlungsweise in den Vorgängen (Bestellung/Rechnung) anhand des Bankkontos geändert wird.
Hierbei ist es wichtig jeweilig beim Bankkonto auch die richtige Zahlungsweise zu hinterlegen. (Ist beispielsweise einem Bankkonto die Zahlungsart "eBay" zugewiesen, wird die Zahlungsweise in den Vorgängen (Bestellung/Lieferung) in "eBay" abgeändert.

• Status der Bestellung, wenn keine Rechnung angelegt wird

Hier können Sie bestimmen, welchen Status die Bestellung erhalten soll, wenn keine Rechnung angelegt wird.

manueller Abgleich

•  Im manuellen Abgleich auch erfolgreich abgeschlossene Objekte (BE/RE) vorschlagen? (Status: bezahlt oder erledigt)

Hier können Sie bestimmen ob beim Manuellen Abgleich auch erledigte Objekte mit angezeigt werden sollen.
Diese Einstellung macht nur Sinn wenn es beim automatischen Abgleich des Öfteren mal zu "Fehlern" kommt und diese manuell nochmals überprüft werden sollen.

• Im manuellen Abgleich auch stornierte Objekte (BE/RE) vorschlagen? (Status: storniert)

Hier können Sie bestimmen ob beim Manuellen Abgleich auch stornierte Objekte vorgeschlagen werden sollen.
Dies macht Sinn für  stornierte Rechnungen/Bestellungen die versehentlich bezahlt wurden.

• Referenznummern (Rechnungsnummer, Bestellnummer...) bestehen aus Zahlen und Buchstaben?

Hier können Sie festlegen ,ob die Referenznummern (Bestellnummern / Rechnungsnummern) ausschließlich aus Zahlen und Buchstaben bestehen.
Die Begrenzung der Zeichen auf Zahlen und Buchstaben steigert die Performance.

• Suchzeitraum bei SEPA Zahlungen 

In der manuellen Suche muss normalerweise das Datum der Kontobewegung identisch mit dem SEPA-Datum sein. Durch Angabe eines Werts, definieren Sie damit einen Toleranzbereich in Tagen, in welchem Lastschriften vorgeschlagen werden können.


Abschlagszahlungen

•  Abschlagszahlungen zu Bestellungen aktivieren:

Wenn Sie dies aktivieren, können Kunden z. B. zu einer Bestellung mit einem Betrag von 1000 Euro, 300 Euro anzahlen.
Bei der Verknüpfung im manuellen Abgleich wird in solch einem Fall automatisch ein Abschlagszahlungsprodukt in die Bestellung eingefügt und als Rechnung angelegt.
Wichtig: Benötigt die automatische Rechnungsanlage und die Rechnung darf noch nicht angelegt sein. (Option: Bei bezahlten Bestellungen ohne Rechnung automatisch Rechnungen anlegen und als bezahlt markieren?)

• Produkt ID für die Abschlagszahlungen

Hier können Sie das Produkt für Abschlagszahlungen bestimmen.
Zum Beispiel "Abschlag". Diesen Artikel müssen Sie ggf. als Systemartikel in der App "Produkte" anlegen.


Weitere Einstellungen:

Hintergrundabgleich und Automatischer Abgleich für Bestellungen zu folgenden Lieferländern deaktivieren? (Angabe der Länder mit , getrennt. z. B. CH,AT,IT)
Hier können Sie Länder bestimmen, bei der ein Hintergrundabgleich und Automatischer Abgleich nicht greifen soll.

Shortinfo auf der rechten Seite zu unabgeglichenen Zahlungen deaktivieren:
Hier können Sie die Shortinfo zu unabgeglichenen Zahlungen deaktivieren.
Wir empfehlen,  dass diese Einstellung nicht getroffen wird, da sonst Zahlungen "durchrutschen" könnten.

Bei der Shortinfo zur unabgeglichenen Zahlungen nur positive Beträge beachten?
Hier können Sie bestimmen, dass Sie nur eine Shortinfo bekommen bei positiven Beträgen im Bankkontenabgleich.
Wenn Sie Beispielsweise eine Eingangsrechnung beglichen haben, diese noch nicht zugewiesen worden ist, würde bei dieser Einstellung keine Shortinfo angezeigt werden.

Die Spalte Saldo in der Übersicht der App ausblenden?
Hier können Sie bestimmen ob die Spalte Saldo in der Übersicht ausgeblendet werden soll.

Module deaktivieren für den Autoabgleich:


Sie können hier Module deaktivieren, die nicht mehr für den automatischen Abgleich verwendet werden sollen.
Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie doppelte Nummernkreise haben und Bestellnummern nicht für den Abgleich heran gezogen werden sollen.

 Module
Hier haben Sie eine Übersicht der kompatiblen Module in Ihren System.
Hier können Sie bestimmen welche Module Sie für den Autoabgleich deaktivieren.
So stellen Sie sicher, dass Sie Zahlungen aus einem bestimmten Modul manuell abgleichen müssen.

Module deaktivieren für den manuellen Abgleich:

Sie können hier Module deaktivieren, die nicht mehr für den manuellen Abgleich verwendet werden sollen.
Dies ist z. B. sinnvoll, wenn Sie doppelte Nummernkreise haben und Bestellnummern nicht für den Abgleich heran gezogen werden sollen.

Module
Hier haben Sie eine Übersicht der kompatiblen Module in Ihren System.
Hier können Sie bestimmen welche Module Sie für den manuellen Abgleich deaktivieren.

2. Bankkonten

Hier gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten:


Vorhandene Bankkonten
Die bereits vorhandenen Bankkonten können Sie editieren, speichern (Über das Diskettensymbol) oder löschen (über das Rote X-Symbol).

Neues Bankkonto / Kasse anlegen
Hier können Sie ein neues Bankkonto oder Kasse anlegen.

Titel:
Hier vergeben Sie den interne Titel des Bankkontos.
Beispielsweise Sparkasse xy oder PayPal.

Bankname:
Hier definieren Sie den Banknamen.

Kontonummer
Hier geben Sie Ihre Kontonummer ein.

Bankleitzahl
Hier geben Sie Ihre Bankleitzahl ein.

Url-Onlinebanking
Hier geben Sie Ihre URL (Link)  zum Onlinebanking des betreffendes Kontos ein.

Kasse?
Hier können Sie festlegen, ob es sich um eine Kasse handelt.

Hintergrundabgleich der Zahlungen:
Hierüber kann der Hintergrundabgleich für betreffendes Konto aktiviert werden

Anpassung der Zahlungsweise bei Bewegungszuordnung auf:
Hierüber können Sie eine Zahlungsweise festlegen, auf welche bei Zahlungen auf dieses Konto, die Zahlungsweise des zugewiesenen Vorgangs (Bestellung und Rechnung)
zB. -> Zahlungsweise in Option: PayPal
Zahlung auf Bankkonto Paypal für Bestellung 123 -> Zahlungsweise wird in Bestellung 123, sowie zugehöriger Rechnung 321 auf Paypal angepasst.

Mandanten ID
Hier können Sie das jeweilige Konto einem Mandanten zuweisen. (Achtung: Benötigt App "Mandanten")

Gläubiger ID
Hier können Sie die Gläubiger-ID für das Konto hinterlegen. Die Gläubiger-Identifikationsnummer (ID) benötigen Sie um am Lastschriftverfahren teilzunehmen. 
Diese können Sie bei Ihrer Bank erfragen.

3. Mailvorlagen

In diesen Bereich werden die Mailvorlagen editiert.

Mailvorlagen

Je nach Überschrift  der Mailvorlage, können Sie sehen, um welche E-Mail es sich handelt.
Hier können Sie mit den nachstehenden Variablen eine Vorlage erstellen.

Wichtig: Wenn Sie den Betreff leer lassen, ist der automatische E-Mail-Versand dieser Vorlage deaktiviert! Beim automatischen Mailversand wird die Mailsignatur angehängt, die in der App Administration → Einstellungen → Ihre Daten hinterlegt ist.

4. Auto. Aktionen (Regeln)

Hier können Sie die Regeln für automatische Aktionen bestimmen. 
So können zB. Zahlungen von einem bestimmten Auftraggeber mit einem bestimmten Verwendungszweck und einem definierten Betrag, automatisch als abgeglichen markiert werden.

5. Auto. Aktionen (Rechnungsanlage/Mail)

Hier können Sie die automatische Rechnungsanlage, sowie den automatischen Mailversand (sogenannte Systemmails) der Mailvorlagen für einzelne Zahlungsweisen deaktivieren.
Als Absenderadresse für den automatischen E-Mail-Versand wird die E-Mail-Adresse verwendet, die in der App Mailversand -> Einstellungen -> SMTP-Server hinterlegt ist.

Sehen Sie hierzu auch folgendes Tutorials:

tricoma-Bankkonto anlegen
Die Funktionsweise und Bedienung vom Bankkontenabgleich
Abgleich der unabgeglichenen Zahlungen mittels der Profi Suche
Erklärung: Systemmails und Mailer
Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen


Masterclass-Video zum Thema Bankkontenabgleich: