Einrichtungstutorial: App Mailversand (SMTP)

Vorwort

Die App Mailversand (SMTP) ist eine im Grundsystem enthaltene App, um E-Mails aus dem tricoma System heraus an deine Kunden versenden zu können.

Es handelt sich um sogenannte Systemmails, die nur versendet werden können, wenn diese App korrekt eingerichtet ist.
In diesem Tutorial gehen wir auf die Einrichtung dieser App ein. Mehr Infos über Systemmails findest du hier -> Systemmails und Mailer

Hinweis:
Diese App ist ausschließlich für den Mailversand zuständig. Für das Verfassen, Senden und Empfangen von E-Mails über ein oder mehreren E-Mail-Postfächern ist die App Mailclient zuständig.
Mehr dazu hier -> Einrichtungstutorial: App Mailclient

Einstellungen

Öffne die App Mailversand (SMTP) und klicke im linken Bereich auf "Einstellungen":

E-Mail-Versandclient

Wenn du eine E-Mail direkt aus einer App versenden möchtest, kannst du hier die E-Mail-Versandmaske des Mailers wählen. Standardmäßig hast du folgende Auswahlmöglichkeiten:

Automatisch:
Wir empfehlen, diese Option immer zu wählen, denn aktuell (Stand 06/24) wird mit dieser Option die E-Mailversandmaske "Mailclient" automatisch verwendet (nächste Option).

Mailclient:
Mit dieser Option wird auf die App Mailclient zugegriffen und somit auf die Postfächer, um den Absender wählen zu können. Wichtig ist, dass du deine Postfächer eingerichtet hast.
Siehe dazu -> E-Mail-Postfächer einrichten

Mailversand:
Diese Option wird ab tricoma 5 nicht empfohlen! Diese Option ist nur Anwender, die noch tricoma 4 benutzen, sinnvoll und wird in naher Zukunft nicht mehr verfügbar sein.

SMTP-Server

Hier kannst du deine SMTP-Serverdaten für den Postausgang eintragen, einsehen und bearbeiten.
Im folgenden Tutorial wird näher darauf eingegangen -> Einsehen / Ändern der globalen Postausgangsdaten

Erweiterte SMTP Einstellungen

HELO (smtp->hostname) bei der Anmeldung deaktivieren:
Bei aktiver Option wird beim E-Mail-Versand nicht dem tatsächlichen Hostnamen versendet, um sich mit einem HELO-Kommando beim SMTP-Server zu identifizieren. Option bitte nur aktivieren, wenn du weißt, was dies für dich bedeutet.

Offene E-Mails

Wenn du auf "Offene E-Mails" klickst, erhältst du eine Übersicht aller E-Mails, die noch zum Versand ausstehen (Spooler):

In dieser Tabelle kannst du die Absenderadresse, Empfängeradresse sowie Betreff sehen. Wenn du den Inhalt und Anhang der E-Mail einsehen möchtest, klicke ganz rechts auf .

Wenn eine E-Mail versendet werden soll, landet diese erst mal in diesem Spooler und wartet auf Versand. In einem bestimmten Intervall (Cronjob) werden die E-Mails versendet und verschwinden aus dem Spooler.

Sollte etwas mit dem E-Mail-Versand nicht in Ordnung sein, kann es passieren, dass sich die E-Mails im Spooler mit der Zeit anstauen. In diesem Fall erscheint rechts in der Short-Info folgende Meldung:

Sobald der E-Mail-Versand wieder in Ordnung ist, werden die E-Mails automatisch versendet und verschwinden aus dem Spooler.

Wenn du möchtest, dass eine bestimmte E-Mail doch nicht versendet werden soll, kannst du diesen aus dem Spooler einfach löschen, indem diesen markierst und ganz unten über das Aktionsmenü löschst:

Meistens sind die folgenden Gründe ursächlich für nicht versendete E-Mails:

• tricoma System ist nicht live
• Die in den Einstellungen eingetragenen SMTP-Daten ist falsch
• Serverprobleme beim E-Mail-Provider

Mehr Details findest du in den Meldungen.

Meldungen

Wie bereits erwähnt findest du in den Meldungen genauere Details darüber, warum E-Mails nicht versendet werden können.

Genaueres über diesen Bereich findest du hier -> Übersicht von nicht versendeten E-Mails
Folgendes Tutorial ist an dieser Stelle ebenfalls interessant -> Gängige Fehler bei Mailversand

Über das Aktionsmenü ganz unten kannst die einzelne oder alle Meldungen löschen:

Tools

Hier kannst du eine Testmail versenden. Näheres dazu hier -> Testmail versenden inkl. Debugausgabe

Video

Masterclass-Video zu den Apps Mailversand und Mailclient: