Einrichtungstutorial: App ZUGFeRD Connector

Dank der App ZUGFeRD Connector können im tricoma System E-Rechnungen und E-Gutschriften (E-Belege) erstellt werden. Diese werden in Form einer XML-Datei im generierten PDF automatisch eingebettet. In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung und Funktionsweise des Connectors.

Wichtiger Hinweis:
Ab tricoma 5.1 ist der ZUGFeRD Connector im Grundsystem installiert und grundkonfiguriert, sodass es direkt möglich ist, E-Belege in der App Rechnungen/App Gutschriften zu generieren.

Dennoch ist es wichtig, einen Blick in die Einstellungen zu werfen, weil durch die automatische Grundkonfiguration nicht alles abgedeckt werden kann.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen kannst du bei Bedarf Systemartikeln hinterlegen, die für Rechnungszuschläge und -abschläge verwendet werden sollen.
Ein Beispiel für einen Zuschlag wären Zusatzgebühren, wobei ein allgemeiner Rabatt als Abschlag geführt werden kann.

Mehr zu Systemartikeln findest du hier -> Versandkosten- / Gebührenprodukte (sog. Systemartikel) hinterlegen


Falls du E-Rechnungen für Behörden bzw. öffentliche Stellen erstellst, musst du als nächstes für die Leitweg-ID das dafür vorgesehene Kundendatenfeld im Dropdown-Menü auswählen. Dazu musst du aber vorher in der App Kunden ein entsprechendes Datenfeld mit dem Feldtyp "Textfeld begrenzt" angelegt haben.
Wie das geht, erfährst du hier -> Kundendatenfelder verwalten

Die Leitweg-ID ist ein Pflichtfeld in den Kundendaten, wenn E-Rechnungen für Behörden bzw. öffentliche Stellen erstellt werden.

Zahlungsarten und Kundengruppen

Diese Bereiche sind irrelevant und können unbeachtet bleiben.

Unternehmensdaten

Als nächstes ist es sehr wichtig, dass du deine Unternehmensdaten in der App Administration prüfst. Fehlende oder inkorrekte Angaben führen dazu, dass die Generierung von E-Belegen fehlschlägt oder diese nicht valide sind.
Über diese Daten muss dein Unternehmen eindeutig für die Finanzbehörden identifizierbar sein. Die Angaben müssen gemäß der Rechtsform deines Unternehmens befüllt sein.

Gehe in die App Administration → Einstellungen → Ihre Daten und prüfe, ob bei "Unternehmensdaten" deine Angaben korrekt und vollständig sind. Achte unbedingt darauf, dass das Land korrekt ausgeschrieben ist.

Optional für E-Belege sind folgende Felder:

• Homepage
• Telefax
• Gläubiger-Identifikationsnummer

Weiter unten bei "Bankverbindung" müssen alle Felder befüllt sein, damit die generierte XML-Datei valide ist. Bitte keine Leerzeichen in die IBAN eintragen.

Wichtig:
Falls du die App Mandanten installiert und mehrere Mandanten eingerichtet hast, achte bitte darauf, dass auch die Unternehmensdaten der Mandanten vollständig sind!

 

Übersicht

Sobald eine PDF-Rechnung, PDF-Gutschrift oder PDF-Bestellung generiert wurde, erfolgt ein zugehöriger Eintrag im Reiter "Übersicht".

Der Status Erfolgreiche Verarbeitung sagt aus, dass im generierten PDF der E-Beleg in Form einer XML-Datei erfolgreich eingebettet wurde.

Der Status XML erfolgreich generiert sagt aus, dass eine XML-Datei generiert wurde und bereitsteht. Dieser Status sollte im Normalfall nur bei der App Bestellungen erscheinen. Wenn eine Proformarechnung in der App Bestellungen generiert wird, wird diese XML-Datei in das PDF eingebettet.

Die Status Ausstehende Verarbeitung oder Fehlerhafter Verarbeitung sagen aus, dass die Verarbeitung fehlgeschlagen ist. Im Reiter "Meldungen" erhältst du dazu mehr Details.

Meldungen

Im Reiter "Meldungen" findest du eine Auflistung aller Fehlermeldungen, die bisher aufgetreten sind. Oft tritt eine Fehlermeldung auf, weil die Unternehmensdaten unvollständig sind.

Wenn du rechts auf  klickst, findest du Details zu der Fehlermeldung.

Über das unten befindliche Aktionsmenü können Meldungen wieder gelöscht werden.

KPI Dashboard

Hier kannst du die einzelnen Charts sowie das KPI-Dashboard dieser App aufrufen und dieses bei Bedarf konfigurieren.

Mehr dazu hier → Einrichtungstutorial: App KPI / BI

Optional: Validierung der XML-Datei prüfen

Um ganz sicher zu gehen, ob deine generierten XML-Dateien valide sind, kannst du diese über folgendes Tool prüfen:
https://www.portinvoice.com/