Einrichtungstutorial: App ZUGFeRD Connector

Dank der App ZUGFeRD Connector können im tricoma System E-Rechnungen und E-Gutschriften (E-Belege) erstellt werden. Diese werden in Form einer XML-Datei in die generierte PDF-Datei eingebettet, ein sogenanntes Hybrid-PDF (siehe Allgemeiner Hinweis zu unserem ZUGFeRD-Format ).

In diesem Tutorial geht es um die Einrichtung und Funktionsweise des Connectors.

Wichtiger Hinweis:
Ab tricoma 5.1 ist der ZUGFeRD Connector im Grundsystem installiert und grundkonfiguriert, sodass es direkt möglich ist, E-Belege in der App Rechnungen/App Gutschriften zu generieren.

Dennoch ist es wichtig, einen Blick in die Einstellungen zu werfen, weil durch die automatische Grundkonfiguration nicht alles abgedeckt werden kann.

Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Zahlungsarten und Kundengruppen

Unternehmensdaten

Als nächstes ist es sehr wichtig, dass du deine Unternehmensdaten in der App Administration prüfst. Fehlende oder inkorrekte Angaben führen dazu, dass die Generierung von E-Belegen fehlschlägt oder diese nicht valide sind.
Über diese Daten muss dein Unternehmen eindeutig für die Finanzbehörden identifizierbar sein. Die Angaben müssen gemäß der Rechtsform deines Unternehmens befüllt sein.

Gehe in die App Administration → Einstellungen → Ihre Daten und prüfe, ob bei "Unternehmensdaten" deine Angaben korrekt und vollständig sind. Achte unbedingt darauf, dass das Land korrekt ausgeschrieben ist.

Optional für E-Belege sind folgende Felder:

• Homepage
• Telefax
• Gläubiger-Identifikationsnummer

Weiter unten bei "Bankverbindung" müssen alle Felder befüllt sein. Bitte keine Leerzeichen in den Kontodaten eintragen.

Übersicht

Sobald eine PDF-Rechnung, PDF-Gutschrift oder PDF-Bestellung generiert wurde, erfolgt ein zugehöriger Eintrag im Reiter "Übersicht".

Der Status Erfolgreiche Verarbeitung sagt aus, dass im generierten PDF der E-Beleg in Form einer XML-Datei erfolgreich eingebettet wurde.

Der Status XML erfolgreich generiert sagt aus, dass eine XML-Datei generiert wurde und bereitsteht. Dieser Status sollte im Normalfall nur bei der App Bestellungen erscheinen. Wenn eine Proformarechnung in der App Bestellungen generiert wird, wird diese XML-Datei in das PDF eingebettet.

Die Status Ausstehende Verarbeitung oder Fehlerhafter Verarbeitung sagen aus, dass die Verarbeitung fehlgeschlagen ist. Im Reiter "Meldungen" erhältst du dazu mehr Details.

Meldungen

KPI Dashboard

Optional: Validierung prüfen

Mit folgendem Validator kannst du prüfen, ob dein E-Beleg valide ist:
https://www.portinvoice.com/

Wichtiger Hinweis dazu:
Es gibt viele Validatoren von unterschiedlichen Anbietern zur Prüfung von E-Rechnungen. Da es derzeit in Deutschland keinen einheitlichen technischen Standard gibt, wie E-Belege gestaltet sein sollten (Stand: 01/25), prüft jeder Validator nach unterschiedlichen Kriterien.
Daher kann es vorkommen, dass beispielsweise der hier genannte Validator ein anderes Ergebnis anzeigt als ein anderer. Dies gilt ebenso für Programme, die E-Rechnungen einlesen und verarbeiten.

Siehe auch: Allgemeiner Hinweis zu unserem ZUGFeRD-Format