Einrichtungstutorial: App Kunden

Einfache und effiziente Kundenverwaltung dank dieser App.
Du kannst zum Beispiel eigene Datenfelder anlegen und deine Kunden in beliebige Kundengruppen unterteilen.

Im Kunden selbst findest du außerdem alle wichtigen Informationen aus anderen tricoma-Apps.

In diesem Einrichtungstutorial erhältst du einen Überblick über die verschiedenen Einstellmöglichkeiten der App Kunden.

Allgemeine Einstellungen

Hier kannst du deine allgemeinen Einstellungen vornehmen.

Separate Einstellungen pro Webseite:
Wenn du diese Option aktivierst, erscheint in diesem Bereich ein Dropdown-Menü, über das du deine verschiedenen tricoma Shops auswählen kannst, um separate Einstellungen vorzunehmen.

Wenn die Option deaktiviert ist, gelten die Konfigurationen global für alle vorhandenen tricoma Shops.

Kundenregistrierung

• Benutzername mit der E-Mail-Adresse gleichsetzen?
  Wenn diese Option aktiv ist, ist die E-Mail-Adresse gleichzeitig der Benutzername für den Login im tricoma Shop.
• Kunde muss manuell freigeschaltet werden
  Wenn diese Option aktiv ist, musst du den Kunden nach der Registrierung manuell im Bereich „Erweitert“ der App Kunden (oder in der Kundenübersicht) freischalten, bevor er seinen Account nutzen kann.
  Über den Freischaltlink funktioniert die Aktivierung dann nicht mehr. Entferne daher die Variable %anmeldelink% aus der automatisch zugesendeten E-Mail. Mehr dazu HIER.
• Kunden dürfen sich nur auf zugeordneter Webseite anmelden?
  Mit dieser Option bestimmst du, ob sich dein Kunde nur im zugeordneten Shop oder in allen Shops anmelden darf.
• Automatischer Login nach Registrierung?
  Nach der Registrierung bleibt der Kunde automatisch eingeloggt.
• Direkt zum Warenkorb nach erfolgter Registrierung weiterleiten?
  Der Kunde wird nach der Registrierung direkt in den Warenkorb weitergeleitet, um den Kaufprozess zu vereinfachen.
• Mindestalter für die Registrierung
  Hier kannst du ein Mindestalter für die Kundenregistrierung festlegen.
• Captchaprüfung bei der Newsletter-Anmeldung
  Verhindert, dass Bots deine Newsletter-Anmeldung missbrauchen.
• Statt mit der E-Mail-Adresse mit der Referenznummer einloggen?
  Die Referenznummer ist eine Datenfeldfunktion, die einem Kundendatenfeld zugeordnet werden muss. Ohne diese Zuordnung ist die Option wirkungslos. Mehr zu den Datenfeldern HIER.
• Kopie der Registrierungsmail an
  Hier kannst du eine zusätzliche E-Mail-Adresse hinterlegen, an die eine Kopie der Bestätigungsmail gesendet wird.

Wiedervorlagen

• Gelöschte Wiedervorlagen in die Aktivitäten schreiben?
  Bei aktivierter Option werden gelöschte Wiedervorlagen automatisch in den Aktivitäten des Kunden protokolliert.

Sonstige Einstellungen

• In der Kundenübersicht auch Gruppennamen ausgeben?
  Zeigt in der Kundenübersicht die zugeordneten Kundengruppen an.
• In der Kundenübersicht die Aufträge ausblenden
  Standardmäßig werden verknüpfte Aufträge (Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen etc.) als Icon in der Übersicht angezeigt.
  Aktivierst du die Option, werden diese Icons ausgeblendet.
• Ausgabe des Kundennamens in Übersichten
  Der Kundenname wird in allen Apps, in denen Kunden verlinkt sind, in den Übersichten angezeigt.
• Bei der Ausgabe von Kundenverlinkungen die Kundennummer anhängen?
  Zeigt in Übersichten die Kundennummer in Klammern hinter dem Kundennamen an.
• Automatische Ordner im Dateisystem
  Relevant für die App tricoma Storage. Hier kannst du Ordner definieren, die automatisch geöffnet werden, wenn du im Kunden den Bereich „Dateisystem“ öffnest.
  Voraussetzung: Die Ordner müssen im Hauptverzeichnis bereits existieren, und die Option „Dateisystem von extern erreichbar“ muss in den allgemeinen Einstellungen der App Dateisystem aktiviert sein.
• Kundennummer beim Anlegen selbst bestimmen
  Erlaubt dir, die Kundennummer beim Anlegen manuell festzulegen.
  Achtung: Die neue Nummer darf nie kleiner sein als die aktuell höchste Kundennummer.
• Standardstatus eines Kunden beim Anlegen
  Definiert, welchen Status ein neu angelegter Kunde automatisch erhält.
• Extended Editor für die WYSIWYG-Felder
  Wenn ein Kundendatenfeld mit dem Typ „Textfeld unbegrenzt mit WYSIWYG-Editor“ angelegt ist, stehen Formatierungen zur Verfügung.
  Mit dieser Option kannst du zusätzliche Formatierungen freischalten. Mehr zur Datenfeldverwaltung HIER.
• E-Mail-Adressen mit dem Newsletter abgleichen
  Änderungen an der Kunden-E-Mail-Adresse werden automatisch auf den Newsletter-Empfänger übernommen. Auch E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern lassen sich so abgleichen.
• Bei der Schnellsuche oben den Ort ausgeben lassen?
  Nur für tricoma 4.x relevant (ab tricoma 5 ohne Funktion).
• Erweiterte Suche bei Autovervollständigung der Postleitzahl?
  Gibt bei Eingabe von Postleitzahlen passende deutsche Orte zur Auswahl aus, die per Klick übernommen werden können.
• Kreditkartendaten automatisch löschen, wenn Bestellungen älter als X Tage sind
  Alte Kreditkartendaten werden nach der eingestellten Anzahl an Tagen automatisch entfernt, sofern keine offenen Bestellungen vorhanden sind.
• Das Feld „Kundenanmerkung“ beim Anlegen eines Vorgangs in die interne Anmerkung übernehmen
  Überträgt den Inhalt des Datenfelds „Anmerkung“ automatisch in die internen Anmerkungen beim Anlegen eines Vorgangs (z. B. Bestellung, Rechnung, Lieferung).
• Betreuer in der Kundenübersicht ausgeben?
  Zeigt in der Übersicht den zugewiesenen Betreuer an. Dieser kann im Reiter „Erweitert“ geändert werden.
• Kundenansicht Zusammenfassung: Jahresgesamtumsatz anzeigen
  Blendet im oberen Bereich der Kundendetailansicht den Jahresumsatz des Kunden ein.
• Geburtstage anzeigen?
  Legt fest, von wem Geburtstage in der Short-Info angezeigt werden. Unabhängig davon sind diese immer im Reiter Statistik → Geburtstage sichtbar.
• Standardwebseite
  Relevant bei mehreren Shops. Hier legst du fest, welcher Shop beim manuellen Anlegen als Standardshop voreingestellt wird.

Ansprechpartner

• Erweiterte Tag-Verwaltung
  In der Kundendetailansicht unter „Ansprechpartner“ kannst du Ansprechpartner anlegen.
  Mit aktivierter Option kannst du bei der Bearbeitung Keywords (Tags) für Rundmails eintragen, z. B. „Technik“, „Buchhaltung“, „Geschäftsführung“.

Buchhaltung (Kreditoren & Debitoren)

• Dublettenerkennung?
  Erkennt doppelte Kreditoren- und Debitorennummern und gibt eine Warnung in der Kundendetailansicht aus.
  Ohne diese Option kannst du Nummern mehrfach vergeben, mit Option wird dies verhindert.
• Kreditorennummer vergeben? / Debitorennummer vergeben?
  Automatische Vergabe von Kreditoren- und Debitorennummern beim manuellen Anlegen eines Kunden.
  Die Startnummer muss angegeben werden.

Kunden löschen

Wenn es absolut notwendig ist, kannst du hier alle Kunden im System unwiderruflich löschen.
Dazu musst du den angezeigten Code in das Textfeld eingeben und anschließend auf Kunden löschen klicken.

Datenfeldverwaltung

Hier kannst du eigene Kundendatenfelder und Datenfeldgruppen für deine Kundendatenbank erstellen oder bestehende Datenfelder und Gruppen bearbeiten bzw. löschen.

In einem neu installierten tricoma-System sind bereits einige Felder und Gruppen vorinstalliert.

Eine genauere Anleitung dazu findest du hier → Kundendatenfelder verwalten

Datenfeldfunktionen

In diesem Bereich kannst du deinen Kundendatenfeldern bei Bedarf eine Datenfeldfunktion zuweisen.
Die Datenfeldfunktionen sorgen dafür, dass diese Felder auch von anderen Schnittstellen angesprochen und deren Inhalte verarbeitet werden können.

Verdeutlichung anhand eines fiktiven Beispiels:

Eine andere Schnittstelle – z. B. ein Connector für Versanddienstleister – benötigt für den reibungslosen Auslandsversand die Information, welches Zielland hinterlegt ist.

Dafür gibt es die Datenfeldfunktion „Land“.

• Wenn du ein Datenfeld „Zielland“ anlegst und dort ein Land einträgst, ist das zunächst nur ein befülltes Textfeld ohne Funktion.
• Du als Mensch weißt, wozu das Feld gedacht ist – aber eine andere Schnittstelle kann es nicht erkennen.
• Damit eine Schnittstelle „weiß“, dass das Feld „Zielland“ tatsächlich das Zielland enthält, musst du diesem Feld die Datenfeldfunktion „Land“ zuweisen.

Mehr dazu findest du hier → Datenfeldverwaltung und Datenfeldfunktionen

Kundengruppen

In diesem Bereich kannst du Kundengruppen bzw. Kundenkategorien anlegen, bearbeiten oder löschen.

Für eine genauere Anleitung sieh dir bitte folgende Tutorials an:
> Kundengruppen verwalten
> Spezifische Verkaufspreise für Kunden und Kundengruppen
> Eigene PDF-Belege je Kundengruppe

Lieferanten

Hier öffnet sich direkt die App Lieferantenbestellung. Dort kannst du deine Lieferantenbestellungen verwalten sowie neue Lieferanten anlegen oder löschen.

Weiterführende Tutorials findest du hier: https://www.tricoma.de/Hilfe/WaWi/CRM/Lieferantenbestellung/

E-Mail-Vorlagen

Hier findest du eine Auswahl an E-Mail-Vorlagen, die du für die Kundenkommunikation verwenden und bei Bedarf anpassen kannst.
Sobald du im Betreff einer Vorlage etwas einträgst, ist das automatische Versenden der E-Mail aktiviert.

Dafür kannst du auch die unten aufgelisteten Variablen nutzen.
Beim automatischen Mailversand wird außerdem automatisch die Mailsignatur angehängt, die du in der App Administration → Einstellungen → Deine Daten hinterlegt hast.

Folgende E-Mail-Vorlagen stehen dir zur Verfügung:

• Standard-Mailvorlage
  Wird genutzt, wenn du in den Kundeninformationen neben der E-Mail-Adresse oder in den Kundendaten neben dem E-Mail-Feld auf das Symbol klickst, um dem Kunden eine Mail zu schreiben.
• Registrierung / Anmeldebenachrichtigung
  Diese Vorlage erhält dein Kunde nach der Registrierung. In einem neu installierten tricoma-System ist hier bereits ein Text mit dem Freischaltlink vordefiniert.
• Passwort vergessen
  Diese Vorlage wird automatisch versendet, wenn dein Kunde im Shop die Funktion „Passwort vergessen?“ nutzt.
  Sie wird auch verwendet, wenn du in der Kundendetailansicht unter „Erweitert“ die Funktion „Mail zur Passwortzurücksetzung“ auslöst.
• Zugangsdaten E-Mail
  Sobald du in der Kundendetailansicht im Bereich „Erweitert“ neue Zugangsdaten zusenden verschickst, wird diese Vorlage verwendet.
• Geburtstags-E-Mail
  Geburtstagsmails werden automatisch am jeweiligen Geburtstag verschickt, sofern ein Geburtsdatum in den Kundendaten hinterlegt ist.
• E-Mail-Vorlage zum Versenden von öffentlichen Aktivitäten
  Wird angewendet, wenn du in der Kundendetailansicht → Aktivitäten den Mailer über die Büroklammer bei einer Aktivität öffnest.
• E-Mail-Vorlage zum Versenden der Zugangsdaten als Anschreiben
  Entspricht der Kundenvorlage in der App Anschreiben im Reiter Einstellungen → Kundenvorlagen.
  Sie wird verwendet, wenn du in der Kundenübersicht die Aktion „Passwort per E-Mail zusenden“ ausführst.
• Willkommens-E-Mail nach Freischaltung über die Webseite
  Wird verschickt, sobald dein Kunde über den Freischaltlink seinen Account freigeschaltet hat.
• E-Mail-Vorlage für den Dateiversand
  Diese Vorlage wird genutzt, wenn du in der Kundendetailansicht → Dateisystem den Mailer über die Büroklammer öffnest.

Tipp:
Wenn du ganz nach unten scrollst, findest du eine Übersicht aller Kundenvariablen, die du in allen Vorlagen einsetzen kannst.
Unter manchen Vorlagen findest du zusätzlich spezielle Kundenvariablen, die nur für diese Vorlage gedacht sind.

Solltest du dir weitere Variablen wünschen, wende dich bitte an den Support.

Verbraucherverträge

Hier kannst du Inhalte von Verbraucherverträgen eintragen, die global auf all deinen Shops ausgegeben werden – sofern die entsprechenden Modulvariablen auf der Webseite eingebunden sind.

Folgende Verbraucherverträge stehen dir zur Verfügung:

• Datenschutzerklärung → Modulvariable [kunden_datenschutz]
• Nutzungsbedingungen → Modulvariable [kunden_nutzungsbedingungen]
• Allgemeine Geschäftsbedingungen → Modulvariable [kunden_agb]
• Widerrufsbelehrung → Modulvariable [kunden_widerrufsbelehrung]
• Teilnahmebedingungen → Modulvariable [kunden_teilnahmebedingungen]
• Zahlungs- und Versandinformationen → Modulvariable [kunden_versandzahlung]

Weiterführende Tutorials zu Verbraucherverträgen:
> Verbraucherverträge (AGBs, Datenschutzerklärung etc.) im System hinterlegen
> App-Funktionen in die Webseite einbinden

Willkommenstext

Hier kannst du einen Willkommenstext formulieren, der deinem Kunden nach dem Login in deinem tricoma Shop angezeigt wird.

Mit dem integrierten HTML-Editor kannst du ganz einfach kreative Inhalte gestalten.
Unter dem Editor findest du eine Liste mit Kundenvariablen, die du direkt im Text verwenden kannst.

Automail

Hier kannst du drei verschiedene Automail-Vorlagen konfigurieren.
Wenn du im Zeitraum-Textfeld rechts „0“ eingibst oder das Feld leer lässt, wird die entsprechende Automail nicht versendet.

Eine Liste der verwendbaren Kundenvariablen findest du hier ebenfalls.

Automail: X Tage nach dem ersten Login

Definiere hier eine E-Mail, die dein Kunde X Tage nach seiner Registrierung automatisch erhält.
Empfehlung: 3 Tage.

Automail: X Tage nicht eingeloggt

Definiere hier eine E-Mail, die dein Kunde erhält, wenn er sich nach X Tagen nicht mehr eingeloggt hat.
Diese E-Mail wird einmalig pro Kunde versendet, bis er sich wieder anmeldet.
Empfehlung: 30 Tage.

E-Mail-Vorlage für die Betreuerbenachrichtigung

Hier kannst du festlegen, ob der dem Kunden zugeordnete Betreuer eine Info-Mail erhält, wenn ein zeitlich begrenzter Kundenpreis eines Produkts ausgelaufen ist.
Einen Betreuer kannst du in der Kundendetailansicht im Bereich „Erweitert“ zuordnen.

Kundenübersicht

In diesem Bereich kannst du die Spalten der Kundenübersicht konfigurieren.
Die Spalten für ID und Freigabestatus bleiben dabei immer unverändert.

Die Priorität legt die Reihenfolge der Spalten fest – von links (niedrigste Prio) nach rechts (höchste Prio).

Im unteren Teil kannst du neue Spalten (Datenfelder) hinzufügen.
Beachte dabei: Es können nur Datenfelder eingebunden werden, die den Feldtyp „Textfeld begrenzt“, „Auswahlfeld: Pulldownmenü“ oder „Auswahlfeld: Radiobuttons“ haben.

Rechtesystem

Hier kannst du das Rechtesystem speziell für die App Bestellungen aktivieren.
Es ist außerdem möglich, diese Rechteeinstellungen auch auf die Apps Rechnungen und Angebote zu übertragen.

Weitere Infos findest du hier → Rechte auf Kundengruppenebene

Formmailer

In diesem Bereich kannst du die Funktion einstellen, mit der anhand der Kundendaten aus dem Kontaktformular automatisch ein neuer Kunde angelegt wird.

Aktiv

Hier kannst du die automatische Funktion aktivieren oder deaktivieren.

Keine Wiedervorlage zum Kunden anlegen

Wenn du diese Option deaktivierst, wird immer eine Wiedervorlage angelegt, die in der Shortinfo angezeigt wird, bis sie jemand löscht.
So stellst du sicher, dass ein durch den Formmailer neu angelegter Kunde nicht übersehen wird.

E-Mail-Adressen anhand des Domain-Parts zusammenfassen

Wenn die E-Mail-Adresse info@tricoma.de bereits im System vorhanden ist und eine neue Anfrage von m.mustermann@tricoma.de eingeht, wird diese Anfrage automatisch dem bestehenden Kunden info@tricoma.de zugeordnet – anstatt einen neuen Kunden anzulegen.
Freemail-Anbieter (z. B. Gmail, GMX) werden nicht zusammengefasst.

Kundendaten

Hier kannst du den Datenfeld-Funktionen die entsprechenden Inputfelder des Kontaktformulars zuweisen.

Beispiel:
Im Kontaktformular soll der Nachname des Kunden im Inputfeld „Nachname“ eingetragen werden.
Im Formmailer heißt die zugehörige Datenfeld-Funktion „Name“.
→ In diesem Fall trägst du rechts im Eingabefeld bei „Name“ den Wert „Nachname“ ein.

Weiterführende Tutorials und Video

Hier findest du eine Übersicht mit weiterführenden Tutorials:

• Kunden manuell anlegen
• Erklärung der Kundendetailansicht
• Sprachauswahl bei E-Mail-Vorlagen
• Neues Land in den Kundendaten einfügen
• Kunden einer/mehreren Kundengruppe(n) zuordnen
• Lieferant anlegen
• Ultimate Export/Import Kunden
• Individuelle Produktpreise pro Kunde
• Erklärung: Systemmails und Mailer

Masterclass-Video für die App Kunden: