Einrichtungstutorial: App Mailclient

Über die App Mailclient können Sie direkt aus Ihrem tricoma System E-Mails verfassen, versenden, empfangen und verwalten. In diesem Tutorial werden wir auf die Einrichtung und Konfigurationsmöglichkeiten der App Mailclient eingehen.

Einstellungen

Der Bereich "Einstellungen" ist in fünf Teilbereichen unterteilt:

Einstellungen

Hier können Sie die allgemeinen Einstellungen konfigurieren.

Debugmode:
Diese Option können Sie unbeachtet lassen, da diese nur für Entwickler zu Analysezwecken benötigt wird.

Weiteres Datenfeld für E-Mail-Adressen?
Die Verknüpfung einer E-Mail mit einem im tricoma System angelegten Kunden erfolgt über das Datenfeld, indem die E-Mail Adresse des Kunden eingetragen wird. Standardmäßig ist es das Datenfeld "Mail Adresse". Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, ein weiteres Datenfeld für E-Mail-Adressen zur Verknüpfung zu wählen. Mehr zur Datenfeldverwaltung hier -> Kundendatenfelder verwalten

Default-BBC:
Hier können Sie eine Blindkopie-Adresse hinterlegen. Dieser wird standardmäßig, sobald Sie aus einer anderen App eine E-Mail versenden (z. B. aus der Detailansicht einer Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen etc.), im Mailer eingefügt, sodass Sie die Blindkopie-Adresse nicht immer extra selbst einfügen müssen. Hinweis: Diese Option greift nicht in der App Mailclient.

Dateien zum Produkt vorschlagen:
Bei aktivierter Option werden beim manuellen Versenden von E-Mails aus einer anderen App über den Mailer (z. B. aus der Detailansicht einer Bestellung oder Rechnung etc.) die Dateien als Anhang vorgeschlagen, die für die darin sich befindlichen Produkten in der App Dateisystem (Grund-App) hochgeladen wurden (siehe folgender Screenshot). Es werden allerdings nur die Dateien vorgeschlagen, die sich in der ersten Ordnerebene (Hauptverzeichnis) befinden. Diese Option macht Sinn, wenn man z. B. eine Bedienungsanleitung zu einem Produkt mitsenden möchte.

Vollständiger E-Mail-Abgleich in tricoma aktivieren:
Mit dieser Option aktivieren Sie den vollständigen E-Mail-Abgleich. Heißt also, der vollständige Postfach wird auch auf Ihrem tricoma System vorhanden sein und entsprechenden Speicher benötigen. Beachten Sie also, dass Sie somit mindestens so viel Speicherplatz benötigen wie Ihre Postfächer groß sind, da quasi eine Spiegelung zwischen Ihrem Postfach und tricoma stattfindet. Dieser Abgleich findet mehrmals täglich gemäß Cronjob-Einstellung statt.

E-Mails zum Kunden immer unabhängig vom Rechtesystem im Kunden ausgeben:
Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Rechtesystem der App Kunden und die Mandanten-Funktion ignoriert, wenn eine E-Mail an den Kunden über die App Kunden gesendet wird, siehe folgendes Bild als Beispiel:

Postfächer

Hier verwalten Sie Ihre Postfächer. Die Einrichtung der Postfächer ist essenziell, ansonsten können Sie im tricoma System keine E-Mails schreiben, versenden oder Empfangen.
Näheres dazu hier → E-Mail-Postfächer einrichten

tricoma Mail

Dieser Bereich ist nur relevant, wenn Sie ein internes Postfach (v2) verwenden, da diese Funktion dafür zuständig ist, von tricoma verwaltete Postfächer abzuholen.

Signatur

In diesem Bereich können Sie eine individuelle Signatur pro Benutzer für alle ausgehenden E-Mails festlegen. Der jeweilige Benutzer kann seine eigene Vorlagen auch unter Persönlichen Einstellungen -> Signatur festlegen. Diese beiden Bereiche sind miteinander verknüpft.

Vorlagen

Hier können Sie bezogen auf Ihre Apps E-Mail Vorlagen anlegen und definieren.

Mehr dazu hier -> Verwaltung und Nutzung von E-Mail-Vorlagen

Persönliche Einstellungen

In diesem Bereich geht es um die persönlichen Einstellungen. Diese Konfigurationen sind bei jeden Benutzer individuell einstellbar und sind ausschließlich für den eingeloggten Benutzer sichtbar.

Es gibt drei Teilbereiche:

Meine Postfächer

Hier werden Ihnen alle Postfächer angezeigt, bei denen Sie der Postfachinhaber sind und alle Postfächer, auf denen Sie ein Zugriffsrecht haben.

Wenn Sie auf Testen klicken, können Sie ein Verbindungstest für das jeweilige Postfach ausführen.

Signatur

Hier können Sie Ihre persönliche Signatur für alle ausgehenden E-Mails festlegen. Dies können Sie auch unter Einstellungen -> Signatur machen, denn diese Einstellung sind miteinander verknüpft.

Autoresponder

In diesem Teilbereich können Sie Ihre individuellen Autoresponder für alle eingehenden E-Mails festlegen. Sobald der Betreff befüllt wurde, wird der Autoresponder aktiviert.

Der Autoresponder kann nur für Postfächer aktiviert werden, bei denen Sie in der Inhaber sind oder die Ihnen direkt zugewiesen wurden (Zugriffsrecht).
Achtung: Gilt nicht für öffentliche Postfächer. Bei denen haben Sie zwar auch ein Zugriffsrecht, aber bei öffentlichen Postfächer handelt es sich nicht um eine direkte Zuweisung an Sie.

Im unteren Bereich sind Variablen aufgelistet, die Sie für Ihren Autoresponder-Nachricht verwenden können.

Weiterführende Links und Video

Automatische Abwesenheitsnotiz einrichten
Unterschiedliche Mailclient Ansichten (Interne und externe Postfächer)
Warnhinweis bei hoher Speicherbelegung
Spam Mails - Das kann man dagegen tun
Erklärung: Systemmails und Mailer

Masterclass-Video zur App Mailclient: