Erzeuge ganz einfach Überweisungs- und Lastschriftdateien (XML-Dateien) direkt aus deinem tricoma System heraus, die du anschließend an deiner Bank per Online-Banking oder Buchhaltungssoftware übertragen kannst. Mit diesem Tutorial wird auf die Konfigurationsmöglichkeiten der App SEPA eingegangen und gibt einen Einblick in die Verwendung dieser App.
Hinweis:Um diese App voll funktionsfähig nutzen zu können, musst du vorher in der App Bankkontenabgleich (Inklusiv-App) ein tricoma-Bankkonto anlegen (siehe dazu ->
tricoma-Bankkonto anlegen ). Dabei müssen IBAN, BIC, USt-ID, Kontoinhaber, URL-Onlinebanking, Gläubiger-ID und Mandanten-ID (sofern App Mandanten installiert und Mandanten angelegt sind) eingetragen werden, ansonsten können erstellte XML-Dateien nicht an deine Bank übertragen werden.
Solltest du bereits ein tricoma-Konto angelegt und die oben genannten Daten eingetragen haben, kannst du mit dieser Anleitung fortsetzen.
Verschiedenes:
SEPA-PAIN-Format - LastschriftHier kannst du auswählen, welches PAIN-Format für SEPA-Lastschriftdateien verwendet werden soll. Informiere dich bei deiner Bank, welches PAIN-Format für SEPA-Lastschriften unterstützt wird. Du hast die Auswahl zwischen
pain.008.001.02 und
pain.008.001.08. Ist "Keine Auswahl" gewählt, wird eine leere Datei ausgegeben.
SEPA-PAIN-Format - ÜberweisungHier kannst du auswählen, welches PAIN-Format für Überweisungsdateien verwendet werden soll. Informiere dich bei deiner Bank, welches PAIN-Format für Überweisungen unterstützt wird. Du hast die Auswahl zwischen
pain.001.002.03 und
pain.001.001.09. Ist "Keine Auswahl" gewählt, wird eine leere Datei ausgegeben.
Automatische Anpassung der Sequenz:Bei aktivierter Option erkennt die App, ob es sich um eine Erst- oder Folgelastschrift handelt und passt somit die Sequenz auf "wiederholte Lastschrift" an. Die Erkennung erfolgt anhand der Übersicht, ob dort bereits die gleiche IBAN gelistet ist.
Rechnung als bezahlt markieren:Aktiviere diese Option, wenn die entsprechende Rechnung automatisch als bezahlt markiert werden soll, sobald dazu eine SEPA-Lastschrift- oder Überweisungsdatei erstellt wurde.
Gutschrift als bezahlt markieren:Aktiviere diese Option, wenn die entsprechende Gutschrift automatisch als bezahlt markiert werden soll, sobald dazu eine SEPA-Lastschrift- oder Überweisungsdatei erstellt wurde.
Buchung als Einzelbuchung:Wenn du diese Option aktivierst, werden Einzelbuchungen anstatt eine Sammelbuchung vorgenommen. Informiere dich bei deiner Bank, ob dies unterstützt wird.
Zusätzlicher Text für Verwendungszweck aktivieren?:Grundsätzlich wird im Verwendungszweck der Lastschrift oder Überweisung nur die dazugehörige Rechnungsnummer ausgegeben. Wenn diese Option aktiviert und weiter unten bei "Text für den Verwendungszweck" ein Text eingetragen wurde, wird dieser Text beim Anlegen einer Überweisungs- oder Lastschriftdatei im Verwendungszweck mit ausgegeben. Es wird also die Rechnungsnummer und der hinterlegte Text ausgegeben.
Fälligkeitsdatum in Tagen:Wenn die 0 eingetragen ist, werden 0 Tage hinzuaddiert. Das bedeutet, das "Zahlbar bis"-Datum aus der Rechnung wird als Fälligkeitsdatum verwendet. Wenn eine Zahl >0 eingetragen ist, wird das Fälligkeitsdatum das "Zahlbar bis"-Datum plus die eingetragene Zahl (Tage).
Überweisungsdatum in Tagen:Gebe hier an, nach wie vielen Tagen die Überweisungen stattfinden sollen. Wenn die 0 eingetragen ist, wird das Datum, an dem die Überweisungsdatei erstellt wird, genommen. Wenn eine Zahl >0 eingetragen ist, wird das heutige plus die eingetragene Zahl (Tage) als Überweisungsdatum verwendet.
Mandatsdatum:Wähle hier aus, welches Kundendatenfeld für das Mandatsdatum der SEPA-Lastschrift verwendet werden soll. Im Dropdown-Menü werden alle Kundendatenfelder aufgelistet, die als Feldtyp "Datumsfeld" deklariert wurden.
Wenn hierfür noch kein Kundendatenfeld angelegt wurde, muss dieser noch als Feldtyp "Datumsfeld" angelegt werden. Siehe dazu:
Kundendatenfelder verwaltenWird hier nichts ausgewählt, wird ein automatisch berechnetes Datum verwendet.
Text für den Verwendungszweck:Wenn du die Option "Zusätzlicher Text für Verwendungszweck aktivieren" aktiviert hast, trage hier den zusätzlichen Text ein. Du kannst auch Variablen verwenden, klicke dazu auf
für weitere Infos.
Standardeinstellung - LastschriftartHier kannst du zwischen
Basislastschrift und
Firmenlastschrift wählen. Firmenlastschrift solltest du nur dann wählen, wenn du ausschließlich juristische Personen als Kunden hast. Solltest du allerdings auch oder nur natürliche Personen als Kunden haben, wähle die Basislastschrift aus. Informiere dich hierzu ggf. bei deiner Bank.
Skonto vom Gesamtbetrag abziehen?:Wenn du deinen Kunden Skonto geben möchtest, aktiviere diese Option. Weiter unten bei "Verwendete Zahlungsweisen für Skonto" musst du anschließend noch auswählen, bei welchen Zahlungsweisen das Skonto abgezogen werden soll, sonst greift diese Option nicht.
Prozentsatz Skonto:Falls du die Option "Skonto vom Gesamtbetrag abziehen" aktiviert hast, trage hier ein, wieviel Prozent vom Gesamtbetrag als Skonto abgezogen werden soll. Bitte den Punkt als Dezimaltrennzeichen verwenden!
Verwendete Zahlungsweisen für Skonto
Hier werden alle Zahlungsweisen aufgelistet, die angelegt sind (siehe auch
Zahlungsweisen und Skonto in der App Rechnungen ). Falls du die Option "Skonto vom Gesamtbetrag abziehen" aktiviert hast, wähle hier die Zahlungsweisen aus, auf denen das Skonto abgezogen werden soll.
Bankkonteneinstellungen
Wie bereits ganz oben erwähnt musst du tricoma-Bankkonten anlegen, um die App SEPA verwenden zu können. Wähle hier das tricoma-Bankkonto aus, für das die Lastschrift- bzw. Überweisungsdatei erstellt werden soll. Alle Lastschriften und Überweisungen werden dem gewählten tricoma-Bankkonto zugeordnet. Im Dropdown-Menü werden alle tricoma-Bankkonten aufgelistet, die angelegt sind. Solltest du mehrere Mandaten haben (erfordert
App Mandanten), kannst du pro Mandant ein eigenes tricoma-Bankkonto zuordnen.
Beim
Export kannst du wählen, ob die Daten aus dem Reiter "Übersicht" oder aus dem Reiter "Vorlagen" exportiert werden sollen. Wähle hierzu die gewünschte Exportvorlage im Dropdown-Menü aus.
Beim
Import werden die importierenden Daten in den Reiter "Vorlagen" importiert. Je nach gewählten Importfilter müssen die Spalten in der CSV-Datei gemäß dem Listenbeispiel aufgebaut sein. Als Spaltentrenner bitte Semikolon in der CSV-Datei verwenden.
Siehe auch:
>
Import/Export von Daten>
CSV-DateienHinweis:Dieser Bereich hat nichts mit der Erstellung von XML-Dateien zu tun. Hier geht es lediglich um den Import bzw. Export von Daten.
Im oberen Bereich kannst du über den Suchfilter nach bestimmen Vorgängen suchen bzw. filtern.
Im mittleren Bereich findest du eine Tabelle, die die Vorgänge als Einträge auflistet. Wenn du auf
klickst, kannst du manuell eine Überweisung/Lastschrift erstellen, die anschließend in dieser Übersicht zu finden ist.
Status
rot bedeutet, dass für diesen Vorgang noch keine XML-Datei erstellt wurde.
Grün bedeutet, dass bereits eine XML-Datei erstellt wurde.
Im unteren Bereich befindet sich ein Aktionsmenü, über dem du bestimmte Aktionen für markierte Vorgänge durchführen kannst, z. B. Lastschrift- oder Überweisungsdatei erstellen, abgeänderte Daten des Vorgangs speichern (aktualisieren),
Überweisung über finAPI starten, Vorgang löschen usw.
Siehe auch ->
Manuelles Anlegen von Lastschriften und Überweisungen
Vorlagen
Wie bereits erwähnt kannst du im Reiter "Übersicht" manuell eine Lastschrift/Überweisung erstellen. Hier im Reiter "Vorlagen" kannst du entsprechende Vorlagen anlegen, die du für die Erstellung einer Überweisung/Lastschrift verwenden kannst, indem du auf
klickst. Somit sparst du dir Zeit, da du die selben Daten nicht immer wieder neu eingeben musst.
Die Maske zum Anlegen einer Vorlage ist nämlich fast identisch mit der Maske zur manuellen Erstellung einer Überweisung/Lastschrift. Nur mit dem Unterschied, dass bei der Erstellung einer Überweisung/Lastschrift im oberen Bereich noch eine Vorlage ausgewählt werden kann, wodurch die Felder automatisch befüllt werden:
Die Vorlagenübersicht ist ebenfalls fast identisch wie die Übersicht der Überweisungs- und Lastschriftenvorgänge. Die Unterschiede sind, dass keine XML-Datei erstellt werden kann und somit auch kein Status vorhanden ist. Auch gibt es keine Mandatsreferenz.
Wenn du rechts auf "bearbeiten" klickst, kannst du die Daten der entsprechenden Vorlage bearbeiten, ebenfalls die Sequenz und der Betrag. Über das Aktionsmenü unter der Tabelle kannst du Vorlagen löschen (Eintrag löschen).
