Erfolgreiche Einrichtung von tricoma in deinem Unternehmen
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1. Einleitung
Die Einführung einer Software stellt jedes Unternehmen vor Herausforderungen. Um sicherzustellen, dass dieser Prozess für dich reibungslos verläuft, haben wir die essenziellen Schritte für eine erfolgreiche Implementierung zusammengestellt. Diese Schritte bauen technisch aufeinander auf und sollten deshalb in der angegebenen Reihenfolge abgearbeitet werden.
Wir differenzieren hierbei zwischen zwei Arten der Einrichtung:
- Einrichtung im Self-Service
- Einrichtung durch einen Servicepartner
Übersicht: https://www.tricoma.de/Partner-Uebersicht/
Unabhängig vom gewählten Einrichtungstyp ist es essenziell, dass du eine technisch kompetente Person oder ein Team bereitstellst, das die Verantwortung für die Einrichtung deines tricoma Systems übernimmt, beispielsweise eine Projektleitung. Diese sollte als Hauptansprechpartner für uns oder den Servicepartner während des gesamten Einrichtungsprozesses zur Verfügung stehen.
Für jeden der folgenden Schritte ist in der Regel ein Beratungstermin mit einem tricoma Berater vorgesehen. Hast du kein Beratungskontingent bei uns gebucht (mehr Informationen dazu im nächsten Abschnitt), sind lediglich zwei Termine vorgesehen: das Erstgespräch und der Tag der Liveschaltung. Bei der Zusammenarbeit mit Servicepartnern gestaltet sich die Kommunikation sowie die Terminplanung individuell.
1.1 Self-Service-Einrichtung
Wenn du dich entschlossen hast, tricoma 5 maneta in deinem Unternehmen selbst zu implementieren, versorgen wir dich mit den nötigen Hilfsmitteln. Der tricoma Einrichtungswizard und eine breite Palette an Anleitungen führen dich logisch und verständlich durch die einzelnen Schritte.
Zusätzlich solltest du die bereitgestellte Anleitung und den Projektplan nutzen, um jederzeit den Überblick über die nächsten Schritte zu behalten. Solltest du während des Prozesses auf Fragen stoßen oder zusätzliche Unterstützung benötigen, kannst du dich über das Kundenportal und unser Ticketsystem direkt an unsere Berater wenden, die dir fachkundig und individuell weiterhelfen. In diesem Tutorial wird erklärt, wie du im Ticketsystem deine Anliegen effektiv kommunizierst:
Weitere Informationen zum Self-Service findest du auch unter:
Die Einrichtung mit Beratungskontingent ist eine Erweiterung im Self-Service-Ansatz und bietet dir den Vorteil, dass du für jeden Schritt der Einrichtung einen tricoma Berater hinzuziehen kannst, ohne dass unerwartete Kosten für dich entstehen. Die gesamte Kommunikation bezüglich deiner Systemeinrichtung wird zentral über ein speziell dafür eingerichtetes Ticket abgewickelt.
In der Regel wirst du einen festen Ansprechpartner bei uns haben, der sich mit deinen Prozessen vertraut macht. Dies ermöglicht es uns, auch über die Einrichtungsphase hinaus, bisher ungenutzte Potenziale des tricoma Systems für dein Unternehmen aufzudecken. Hierbei ist es jedoch wichtig zu erwähnen, dass tricoma die Einrichtung für dich nicht komplett übernehmen kann; hier erfolgt nur eine individuelle Beratung über das übliche Maß hinaus.
Bitte beachte, dass die Koordination und Bearbeitung deiner Anfragen weiterhin im Rahmen unseres Service-Level-Agreements (SLA) erfolgt, was eine Bearbeitungszeit von bis zu 10 bayerischen Werktagen vorsieht.
Sollte im Zuge deiner Einrichtung, oder darüber hinaus auch im Livesystem, akute Notfallhilfe benötigt werden, kann man über Notfall-Tickets 24/7 an uns herantreten. Konditionen sind hier abzurufen:
1.2 Einrichtung durch einen Servicepartner
Wenn du eine besonders individuelle Einrichtung benötigst oder unter kritischem Zeitdruck stehst, kann die Zusammenarbeit mit einem unserer Servicepartner die optimale Lösung sein. Dies ist besonders der Fall, wenn deine Unternehmensprozesse maßgeschneiderte Entwicklungen erfordern oder wenn Arbeiten direkt vor Ort notwendig sind. Mit unserem Netzwerk an kompetenten Partnern decken wir diese Anforderungen ab.
Eine vollständige Liste unserer Partner findest du unter: https://www.tricoma.de/Agentur-finden/
Unsere Gold- und Silberpartner sind speziell zertifiziert, um dich von der ersten Beratung bis zur Liveschaltung zu unterstützen. Sie bieten umfassende konzeptionelle und inhaltliche Unterstützung bei der Einrichtung. Zögere nicht, dich direkt an einen unserer Partner zu wenden, um die Details eurer Zusammenarbeit zu klären. Alternativ steht dir das tricoma Team zur Verfügung, um den Kontakt zu einem passenden Partner herzustellen.
2. Die Vorarbeit zur Einrichtung
2.1 Der Projektplan
Für eine systematische und schrittweise Einrichtung des tricoma Systems bieten wir einen kostenlosen Basisprojektplan an, der dir den Prozess erleichtern soll. Dieser kann ganz oben in der Anleitung heruntergeladen werden.
Es ist essenziell zu verstehen, dass dieser Projektplan primär die Basiseinrichtung abdeckt. Da die Anforderungen jedes Unternehmens sehr individuell sind, können die detaillierten Arbeitsschritte und die Dauer der Implementierung variieren und müssen kontinuierlich überwacht und angepasst werden. In der Self-Service-Einrichtung obliegt diese Verantwortung deinem Projektteam. Hast du ein Beratungskontingent in Anspruch genommen, unterstützen wir dich bei der realistischen Gestaltung des Projektplanes. Bei der Einrichtung durch einen Servicepartner wird der Projektplan gemeinsam mit dir gepflegt.
Im Projektplan findest du auch eine Anleitung, wie dieser zu verwenden und zu interpretieren ist. Zudem sind viele Aufgaben und Tätigkeiten direkt mit entsprechenden Tutorials oder hilfreichen Support-Seiten verlinkt.
2.2 Das Erstgespräch
Egal für welche Art der Einrichtung du dich entscheidest, es beginnt immer mit einem Erstgespräch. Dieses Gespräch kann entweder mit einem tricoma Berater oder mit einem unserer Gold- oder Silberpartner geführt werden.
Das Erstgespräch gliedert sich in zwei Hauptteile:
- Eine Vorstellung des Kundenportals und seiner wichtigsten Bereiche.
- Eine Einführung in die tricoma Oberfläche, in der die grundlegende Bedienung und die Ersteinrichtung mithilfe des Einrichtungswizards erklärt werden.
Das Ziel des Erstgesprächs ist es, dich optimal auf die selbstständige Einrichtung von tricoma vorzubereiten. Der Schwerpunkt liegt daher auf der Einführung in unseren Einrichtungsassistenten, wobei der Wizard ein wesentlicher Bestandteil ist. Um dich auf das Gespräch vorzubereiten, empfehlen wir dir, die folgenden Hilfeseiten durchzugehen:
Nutzung der App Einrichtungsassistent: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=743
Einrichtungswizard und sein Ablauf: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=1141
Zusätzlich kannst du dir unser Video zu diesem Thema anschauen: https://www.youtube.com/watch?v=jOLxB4pk9vw
2.3 IST und SOLL Analysen
Wenn noch keine IST- und SOLL-Analyse im Vorfeld zur Auswahl deines neuen Systems durchgeführt wurde, ist es nun an der Zeit, dies nachzuholen. Für eine effiziente und reibungslose Einrichtung von tricoma ist es entscheidend, dass das Projektteam genau versteht, welche Prozesse zwingend mit tricoma abgebildet werden müssen. Dies hilft, Risiken und Chancen frühzeitig im Projektverlauf zu identifizieren.
Obwohl diese Analyse nicht direkt im Beratungskontingent enthalten ist, stehen unsere Senior-Berater zur individuellen Buchung (kostenpflichtig) bereit, um dich in diesem Prozess zu unterstützen. Natürlich können auch unsere Servicepartner bei der präzisen Definition deiner Geschäftsprozesse helfen.
Anleitungen für die Durchführung solcher Analysen findest du hier:
Nachdem dieser wichtige Grundstein gelegt ist, kann die konkrete Einrichtung von tricoma beginnen.
3. Der Start deiner Einrichtung
Beim Beginn deiner Einrichtung ist es ratsam, die Schritte des Installationsassistenten einzeln und sorgfältig durchzugehen. Im Folgenden erhältst du eine Übersicht über diese Schritte, ergänzt durch vertiefende Informationen, detaillierte Tutorials und/oder Videos. Da viele Apps und Prozesse in tricoma aufeinander aufbauen, ist es wichtig, mögliche Abweichungen von diesem Prozess im Vorfeld mit deinem tricoma Berater oder Servicepartner zu klären.
Wir stellen dir hiermit einen Leitfaden zur Verfügung, der dich durch die verschiedenen Themenbereiche und Apps führt und die Schlüsselaspekte der Einrichtung noch einmal betont. Dieser Leitfaden dient als begleitendes Instrument, das dir einen kontextuellen Überblick über die einzelnen Schritte gibt und dir dabei hilft, das System erfolgreich zu implementieren.
3.1 Einrichtung der App Administration
Der erste Schritt deiner Systemeinrichtung sollte die Konfiguration der App Administration sein. Hier ein paar hilfreiche Ressourcen, um dich anzuleiten:
Einrichtungstutorial: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2917
Masterclass Video: https://www.youtube.com/watch?v=I69zSpwgNtQ
Diese App bildet das Herzstück zur Steuerung des tricoma Systems und sollte ausschließlich für Administratoren zugänglich sein, um die Sicherheit zu gewährleisten. Sie ermöglicht es, Benutzerberechtigungen zu verwalten, indem Benutzer und Gruppen angelegt und verwaltet werden können.
Außerdem sind in diesem Bereich viele grundlegende Systemeinstellungen zu finden. Dazu gehören unter anderem deine Firmendaten, die verwendeten Währungen, Systemsprachen, die Konfiguration der Warenwirtschaft und vieles mehr. Es ist also essenziell, dass dieser Teil sorgfältig und entsprechend den Anforderungen deines Unternehmens eingerichtet wird.
3.2 Import von Basisdaten
Falls du bereits über Daten verfügst, die in dein neues tricoma System integriert werden sollen, beginne mit dem Import einiger grundlegender Daten, um das System zunächst mit seinen Kernfunktionen zu konfigurieren. Später im Prozess können dann umfassendere Datensätze importiert werden, um die Einrichtung zu vervollständigen.
Voraussetzungen bei den Produktdaten zur Einführung:
- Alle Artikel müssen eine eindeutige Artikelnummer haben
- Auf allen Verkaufsplattformen, Shopsystemen etc. müssen die Artikel identische Artikelnummern haben
Die meisten Datenimporte können über die App Import/Export durchgeführt werden. Hier sind einige Ressourcen, die dir dabei helfen:
Einrichtungstutorial: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2679
Masterclass Video: https://www.youtube.com/watch?v=jtJgGR2uOnY
Zusätzlich bieten viele unserer Apps spezielle Import/Export-Funktionen an, die oft als Ultimate Export/Import bezeichnet werden. Hier einige Beispiele, wie du verschiedene Datentypen importieren kannst:
Falls du Unterstützung beim Import individueller Listen benötigst, bieten wir auch einen Dienst an, bei dem wir den Import für dich durchführen. Unser Vertriebs- und Entwicklerteam berät dich gerne über die Kosten dieser Dienstleistung.
3.3 Einrichtung der E-Mail Systeme
tricoma 5 maneta bietet zwei zentrale E-Mail-Apps, die nahtlos zusammenarbeiten:
- App Mailversand (SMTP)
- App Mailclient
Masterclass Video: https://www.youtube.com/watch?v=MDrDgN1cWxY
App Mailversand (SMTP): Diese App kümmert sich um den Versand deiner System-Mails. Eine System-Mail ist eine E-Mail, die automatisch oder durch eine bestimmte Aktion aus einer App heraus von tricoma versendet wird. Die Inhalte dieser Mails basieren auf Mailvorlagen, die du in den Einstellungen der jeweiligen Apps definierst. Weitere Details hierzu findest du in den spezifischen App-Tutorials.
App Mailclient: Diese App ermöglicht das Arbeiten mit E-Mail-Postfächern direkt aus tricoma heraus. Sie unterstützt die Konfiguration verschiedener E-Mail-Konten über SMTP, sodass du direkt aus tricoma E-Mails verfassen, versenden, empfangen und verwalten kannst. Du hast die Wahl, entweder ein externes Postfach (wie Google oder Yahoo) zu nutzen oder ein Postfach direkt bei tricoma einzurichten.
Das Einrichten und Verwalten deiner E-Mail-Kommunikation direkt in tricoma bietet den Vorteil, dass alle kommunikationsrelevanten Prozesse zentralisiert und innerhalb des Systems nachvollziehbar sind. Die oben verlinkten Ressourcen führen dich Schritt für Schritt durch den Einrichtungsprozess.
3.4 Anbindung von Zahlungsdienstleistern
tricoma 5 maneta bietet dir eine breite Palette an Apps für diverse Zahlungsanwendungen. Mit über 30 verfügbaren Apps hast du Zugriff auf Schnittstellen zu Amazon Pay, PayPal, eBay Payments und vielen mehr. Zusätzlich sind Funktionen wie ein Kassenbuch, der Taxdoo Connector oder der Buchhaltungsexport bereits im Grundsystem enthalten, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen.
Falls du eine spezifische App benötigst, die gemietet werden muss, kannst du diese direkt über den in tricoma integrierten Store bestellen und sofort mit der Einrichtung beginnen.
Eine Übersicht aller verfügbaren Zahlungsschnittstellen findest du hier: https://www.tricoma.de/Hilfe/Zahlungs-Schnittstellen/
Die Einrichtung der meisten Zahlungsschnittstellen folgt einem ähnlichen Schema. Du benötigst in der Regel:
- Gültige Login-Daten für die genutzten Services.
- Eventuell spezifische Token, die auf den Portalen der jeweiligen Dienste generiert werden können.
Bei Unsicherheiten oder Fragen kannst du dich jederzeit an unsere Berater oder Servicepartner wenden, die dir bei der Einrichtung behilflich sein werden.
Hier sind einige der gängigsten Apps mit ihren Einrichtungstutorials:
PayPal:
Amazon Pay:
eBay Payments:
Bankkontenabgleich:
Buchhaltungsexport:
SEPA-Überweisung / Lastschrift:
FinAPI Connector:
tricoma eFulfillment:
3.5 Anbindung von Versanddienstleistern
Nachdem du die Zahlungsdienstleister eingebunden hast, ist der nächste wichtige Schritt die Anbindung an deine Versanddienstleister. tricoma 5 maneta unterstützt alle gängigen Versanddienstleister und bietet zusätzlich spezifische Systemapps an, die die Steuerung der Bestellprozesse im Hintergrund automatisieren.
Eine vollständige Liste der unterstützten Versand-Schnittstellen findest du hier: https://www.tricoma.de/Hilfe/Versand-Schnittstellen/
Die Einrichtung jeder App muss individuell nach den von dir genutzten Services der Versanddienstleister erfolgen. Es ist daher wichtig, den Anweisungen in den Einrichtungstutorials für jede App genau zu folgen.
Darüber hinaus gibt es Apps wie die Scanstation oder der Auftragskiller, die eng mit den Schnittstellen der Versanddienstleister zusammenarbeiten. Der Auftragskiller zum Beispiel erleichtert das Anlegen von Lieferungen aus Bestellungen basierend auf verschiedenen Konfigurationen, was für die späteren Prozesse im Unternehmen essenziell ist. Eine gründliche Einrichtung dieser App ist daher sehr wichtig.
Falls während der SOLL/IST-Analyse ein spezifischer Bedarf identifiziert wurde, können dir unsere Berater und Servicepartner bei den Konfigurationsdetails jederzeit behilflich sein.
Hier findest du eine Auswahl der gängigsten Apps und deren Einrichtungstutorials:
Amazon Prime FBM:
DHL Connector:
DPD Webconnect:
GLS ShipIT:
Deutsche Post Internetmarke:
Auftragskiller:
3.6 Lagerprozesse Analysieren
Die Einrichtung und Optimierung deiner Lager-App ist entscheidend für die Effizienz deines Lagersystems und sollte von jemandem durchgeführt werden, der mit den spezifischen Lagerprozessen deines Unternehmens vertraut ist. Abhängig von deinen individuellen Bedürfnissen, wie der Nutzung von PAN-EU / OSS-Verfahren oder der Arbeit mit Chargen- und Seriennummern, muss die Konfiguration der Lager-App angepasst werden. Wir bieten umfassende Anleitungen für alle möglichen Szenarien, um die Einrichtung für dich zum Erfolg zu führen. Bei Bedarf kannst du über ein Beratungsticket im Kundenportal Unterstützung anfordern oder dich an einen unserer Servicepartner wenden.
Hier einige zusätzliche Überlegungen, die helfen können, deine Lagerprozesse noch besser zu strukturieren und potenzielle Verbesserungen zu identifizieren:
Organisation und Einlagerungsmöglichkeiten:
- Überlege, welche Organisationsformen und Einlagerungsmethoden am besten zu deinen Produkten passen, insbesondere in Bezug auf Haltbarkeit, Umschlaghäufigkeit, sowie Menge und Form der Lagergüter.
Spezifische Anforderungen und Herausforderungen:
- Identifiziere besondere Anforderungen oder Herausforderungen, die aus der Art der Waren, Marktbedingungen oder gesetzlichen Bestimmungen resultieren.
Produktionslager:
- Betrachte, ob und wie das Lager direkt in der Produktion genutzt wird. Welche spezifischen Anforderungen ergeben sich aus den Abläufen der Warenbewegungen und der Unterstützung der Produktion?
Versandlager:
- Analysiere den Versandprozess. Welche Anforderungen müssen erfüllt sein, um Waren effizient zu kommissionieren und zu versenden?
Umschlaglager:
- Wenn das Lager als zentrale Sammelstelle für Waren dient, welche logistischen Herausforderungen ergeben sich daraus?
Zentrallager/Logistikcenter:
- Überlege, wie das Zentrallager in die unternehmensweite Lieferkette integriert ist und welche Anforderungen sich aus der Versorgung anderer Lager oder Standorte ergeben.
Fremdlager:
- Reflektiere die Nutzung von Fremdlagerung. Wie werden externe Lagerorte ausgewählt und verwaltet?
Konsignationslager:
- Bewerte, wie Konsignationslager in die Kundenbeziehungen und die Lagerhaltungsstrategie eingebunden sind und welche speziellen Anforderungen sich daraus ergeben.
Logistikzentrum:
- Erwäge, inwiefern das Logistikzentrum alle Materialwirtschaftsarbeiten übernimmt, sei es für das eigene Unternehmen oder Dritte, und welche besonderen Anforderungen sich aus dieser zentralen Rolle ergeben.
Zusätzlich zu den bereits genannten Aspekten ist es wichtig, auch die Technologie und Automatisierung im Lager zu betrachten. Die Integration moderner Lagerverwaltungssysteme (LVS) kann die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Transparenz der Lagerprozesse verbessern. Achte darauf, dass die gewählte Technologie mit deinem tricoma-System kompatibel ist, um einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten.
3.7 Einrichtung der Lager-App
Die Lager-App von tricoma ist ein kraftvolles Tool, entwickelt um den Geschäftsalltag durch effiziente Lagerverwaltung zu optimieren. Sie ermöglicht es dir, den Bestand, Warnungen und Chargennummern übersichtlich zu verwalten und die Bestellabwicklung bis hin zur Kommissionierung zu vereinfachen. Eine parallele oder aufeinanderfolgende Einrichtung der Lager-App und der Scanstation wird empfohlen, um eine reibungslose Integration und Nutzung zu gewährleisten. Im nächsten Abschnitt (3.8) findest du Details zur Einrichtung der Scanstation und Drucker.
Wichtige Ressourcen für die Lager-App:
Alle Anleitungen rund um das Lager: https://www.tricoma.de/Hilfe/WaWi/CRM/Lager/
Einrichtungstutorial Lager-App: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2882
Einrichtungstutorial: PAN EU Versand / OSS: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2812
Masterclass Video: https://www.youtube.com/watch?v=ccrpsbl1Ok0
Die App wurde in enger Zusammenarbeit mit Unternehmen entwickelt, die umfangreiche Lagerbewegungen managen und tausende Produkte verwalten. Dies spiegelt sich im umfangreichen Funktionsangebot wider. Für eine maßgeschneiderte Konfiguration der App auf deine spezifischen Prozesse hin ist es entscheidend, unseren Beratern oder Servicepartnern eine detaillierte Beschreibung deiner Lagerprozesse zu übermitteln.
Um mit der Lager-App zu starten, sollten folgende Bereiche konfiguriert werden:
3.8 Einrichtung der Scanstation und Drucker
Die Scanstation spielt eine entscheidende Rolle in der Steuerung deiner Lagerlogistik und sollte in enger Zusammenarbeit mit der Lager-App konfiguriert werden, um ein nahtloses Lagermanagement zu gewährleisten. Tricoma 5 maneta standardisiert viele Lagerprozesse, doch individuelle Lagerabläufe erfordern möglicherweise spezifische Anpassungen. Unsere Experten und Servicepartner stehen bereit, um Lösungen für deine einzigartigen Anforderungen zu finden, sei es durch Anpassungen im System oder Optimierungen deiner Lagerprozesse.
Die App Scanstation MDE ist eine wertvolle Ergänzung, die kostenfrei zur Verfügung steht und als Schnittstelle zur mobilen Datenerfassung im Lager dient.
Wichtige Ressourcen für die Einrichtung der Scanstation:
Alle Anleitungen rund um die Scanstation: https://www.tricoma.de/Hilfe/Versand-Schnittstellen/Scanstation/
Einrichtungstutorial Scanstation: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2541
Einrichtungstutorial Scanstation MDE: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2546
Einbuchen von Wareneingängen mittels MDE-Gerät: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=1777
Konfiguration der App Druckserver: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=350
Masterclass Video Frontend: https://www.youtube.com/watch?v=bUk_uO-g0EI
Masterclass Video Backend: https://www.youtube.com/watch?v=YNUDubfqOaM
Masterclass Video Scanstation MDE: https://www.youtube.com/watch?v=dq1QMg5kRPA
Masterclass Video Druckserver: https://www.youtube.com/watch?v=fiq7k3n9S9w
Die optimale Einbuchung von Wareneingängen mit einem MDE-Gerät stellt eine flexible und effiziente Methode dar, um unterschiedliche Arten von Lieferungen im Lager zu verarbeiten. Die vier Hauptmethoden sind:
Am Packtisch + Einbuchliste: Hierbei wird die Ware direkt am Packtisch mittels Scanstation und einer Einbuchungsliste erfasst.
Im Gang: Diese Methode ermöglicht es, Kartons direkt im Lagergang auf einen Rollwagen zu laden und einzubuchen, was die Notwendigkeit einer nachträglichen Umbuchung reduziert.
Wegeoptimiert: Bei kleineren Lieferungen können Kartons auf einen oder mehrere Rollwägen sortiert und wegeoptimiert eingebucht werden, was den Prozess effizienter gestaltet.
Wegeoptimiert & vorsortiert: Diese Methode eignet sich für große, sortierte Lieferungen. Produkte werden zunächst einem Rollwagen zugeordnet und dann wegeoptimiert eingebucht.
Für alle Arten der Einbuchung ist es möglich, im Menüpunkt Lieferantenbestellung die Bestellungen einzusehen und auszuwählen. Die Übertragung der Lieferantenbestellung an die Scanstation erfolgt über den Button "PC Sync". Diese Methoden tragen dazu bei, den Wareneingangsprozess zu optimieren, den Überblick über Lagerbestände zu verbessern und die Einbuchungsprozesse an die spezifischen Anforderungen der Lieferungen anzupassen.
Die Einrichtung des Druckers ist essenziell notwendig, damit Paketlabels, Bestellbestätigungen, etc. ordnungsgemäß ausgedruckt werden. Hierfür arbeitet tricoma 5 maneta mit dem Programm XAMPP und diversen Druckerscripten, um die Arbeitsabläufe mit Druckservern oder lokalen Druckern zu optimieren. Daher funktioniert die Einrichtung der Drucker für die Scanstation nur unter modernen Windows-Betriebssystemen.
Eine ausführliche Installationsanweisung findest du unter: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=2823
Die Installation besteht dabei aus 4 relativ einfachen Schritten:
- Schritt: XAMPP und Zertifikate installieren
- Schritt: XAMPP konfigurieren
- Schritt: Druckskripte generieren und herunterladen
- Schritt: Druckskripte installieren
Solltest du während des Prozesses auf Schwierigkeiten stoßen, kannst du mit Hilfe von dem nachfolgenden Artikel versuchen, diese zunächst selbst zu beheben: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=1050
Falls darüber hinaus unsere Hilfe bei der Installation benötigt wird, können sich unsere Berater auch gerne via TeamViewer auf deinen für die Scanstation vorgesehenen Computer einwählen und dich aktiv unterstützen. Buche dafür gerne einen Termin über dein Kundenportal.
Mit tricoma 5 maneta kannst du eine breite Palette an Verkaufs- und Shopsystemen anbinden, was deinem Unternehmen ermöglicht, effizient über verschiedene Kanäle zu verkaufen. Bevor du jedoch eine Verbindung zu Plattformen wie eBay, Amazon, Shopware oder Shopify herstellst, ist es entscheidend, den Bedarf genau zu analysieren. Dies unterstreicht die Bedeutung einer gründlichen SOLL/IST-Analyse zu Beginn des Projekts.
Unsere tricoma Berater unterstützen dich bei der Konfiguration der Schnittstellen. Während wir nicht jede Einrichtung vollständig für dich übernehmen können, da die Kenntnis deiner internen Prozesse essenziell ist, stehen wir dir zur Seite, um Best Practices zu vermitteln und alle Fragen zu beantworten. Für eine umfassende Betreuung und direkte Einrichtung aller Apps kannst du dich an unsere Gold- oder Silberpartner wenden.
Die folgenden Übersichten führen dich zu detaillierten Informationen und Tutorials für die Einrichtung der verschiedenen Schnittstellen, die tricoma 5 maneta anbietet:
Für einen ganzheitlichen Überblick und weitere Einblicke:
- Übersicht der Verkaufs-Schnittstellen:
https://www.tricoma.de/Hilfe/Verkaufs-Schnittstellen/
Masterclass Video: https://www.youtube.com/watch?v=Y2RwGIl0b9c
- Übersicht der Shop-Schnittstellen:
https://www.tricoma.de/Hilfe/Shop-Schnittstellen/
Masterclass Video: https://www.youtube.com/watch?v=XmGQj4hb9x0
Verkaufs-Schnittstellen:
Shop-Schnittstellen:
Diese Ressourcen sind zentral für die erfolgreiche Anbindung an externe Verkaufs- und Shopsysteme, was wiederum die Reichweite deines Unternehmens erhöhen und den Verkaufsprozess optimieren kann.
3.10 Einrichtung des tricoma Shopsystems
Die tricoma Shopsoftware bietet eine komfortable Alternative zu gängigen Systemen wie Shopware oder Magento, indem sie eine integrierte Lösung ohne die Notwendigkeit zusätzlicher Schnittstellen darstellt. Dank der nahtlosen Integration in das tricoma System profitiert der Online-Shop von direkten Aktualisierungen und einer Reihe von Synergien mit anderen Systemkomponenten – ein zentralisiertes System, das alle Bedürfnisse abdeckt.
Ressourcen zum tricoma Shopsystem:
Schaue dir gerne auch einen unserer hauseigenen Referenzshops an:
Zum Start empfiehlt es sich, das Shopsystem zunächst mit einer begrenzten Anzahl an Artikeln einzurichten, um die Grundfunktionalität sicherzustellen. Das Design deines Shops basiert auf einem modernen Template, das wir stetig weiterentwickeln.
Für individuelle Designwünsche stehen wir offen; teile uns deine Vorstellungen mit, und wir bewerten den Umsetzungsaufwand, um deine Ideen in enger Abstimmung mit dir zu realisieren. Für ein noch höheres Maß an Personalisierung kannst du dich auch an unsere Gold- oder Silberpartner wenden, die maßgeschneiderte Lösungen anbieten.
3.11 Anbindung sonstiger Schnittstellen und Apps
Nach der Anbindung an Verkaufsplattformen und externe Shopsysteme steht deine Grundeinrichtung kurz vor dem Abschluss. Doch das ist noch lange nicht das Ende der Möglichkeiten! Mit zusätzlichen Apps kannst du die Funktionalität von tricoma 5 maneta erweitern und so noch mehr Nutzen für dein Unternehmen generieren.
Für eine umfassende Übersicht aller verfügbaren Apps und Features, die tricoma aktuell bietet, besuche die Produktseite oder stöbere direkt im tricoma Store. Diese Ressourcen bieten dir einen Einblick in die Vielfalt und die Erweiterungsmöglichkeiten, die unser System zu bieten hat.
Alle Apps, Plugins und Updates kannst du bequem über den tricoma Store erwerben, beziehungsweise buchen. Folge dazu einfach der folgenden Anleitung:
Falls du detaillierte Fragen hast oder Beratung wünschst, wie du das volle Potenzial von tricoma ausschöpfen kannst, stehen unser Vertrieb, unsere Berater sowie unsere Servicepartner bereit, um dir mit individuellen Empfehlungen zur Seite zu stehen. Nutze diese Gelegenheit, um dein Geschäft weiter zu optimieren und von den zahlreichen Vorteilen, die tricoma bietet, zu profitieren.
Weitere Apps, die von Interesse sein könnten:
tricoma.AI:
DMS Dokumentenmanagement:
Smartboard:
Ticketsystem:
Amazon FBA:
E-Mail-Marketing:
Mahnungen:
SDK Master:
3.12 Übernahme der Daten aus bisheriger Warenwirtschaft
Mit dem Abschluss der allgemeinen Einrichtung aller Apps in tricoma 5 maneta rückt nun die Übernahme deiner Daten aus dem bisherigen Warenwirtschaftssystem in den Fokus. Folge für den Import deiner Waren- und Kundendaten den Anweisungen, die bereits unter Punkt 1.1 zum Import von Basisdaten gegeben wurden, um deine Datensätze final zu übertragen.
Es ist wichtig zu bedenken, dass eine Übernahme historischer Daten wie Bestellungen, Rechnungen und Angebote aus dem Altsystem zwar möglich, aber oft nicht empfehlenswert ist. Der damit verbundene Aufwand steht in vielen Fällen nicht im Verhältnis zum Nutzen. Häufig ist es praktikabler, das Altsystem parallel für einige Monate laufen zu lassen und es dann bei Bedarf zu konsultieren.
Solltest du dennoch eine Übernahme dieser historischen Daten wünschen, kann dies individuell angefragt werden. Für die Anfrage einer solchen Datenübernahme und die damit verbundene kostenpflichtige Aufwandsprüfung nutze bitte das entsprechende Formular im Kundenportal unter:
- Entwicklungen anfragen -> kostenpflichtige Aufwandsprüfung -> Import/Export -> Sonstiges
Diese Vorgehensweise ermöglicht dir eine maßgeschneiderte Lösung für die Datenübernahme, falls dies für dein Unternehmen von Bedeutung sein sollte.
3.13 Einrichtung des tricoma Kassensystems
Die Einrichtung des tricoma Kassensystems (Point of Sale) ist ein wesentlicher Schritt, besonders wenn du im Einzelhandel tätig bist oder eine physische Verkaufsstelle betreibst. Es ist sinnvoll, dieses System zum Abschluss der Gesamteinrichtung zu konfigurieren, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Voreinstellungen, insbesondere in Verbindung mit der Lagerverwaltung und Kartenzahlungen, bereits getroffen wurden.
Ressourcen für die Einrichtung des tricoma Kassensystems:
4. Vorbereitung für den Livegang
Für den Livegang deines tricoma 5 maneta Systems ist es entscheidend, dass alle Komponenten des Systems reibungslos funktionieren. Mit der Aktivierung der Cronjobs werden die Automatismen des Systems eingeschaltet. Dies umfasst Produktabgleiche, die Kommunikation mit verschiedenen Dienstleistern und die Funktionalität vieler weiterer Apps, abhängig von deinen spezifischen Einstellungen. Ein sorgfältiger Testprozess ist daher unerlässlich, um sicherzustellen, dass das System fehlerfrei läuft und das Tagesgeschäft nicht durch unerwartete Probleme gestört wird.
Unterstützung durch das tricoma Beraterteam oder Goldpartner:
Unser Beraterteam sowie unsere Goldpartner stehen bereit, um dich beim Livegang zu unterstützen. Sie können dir wertvolle Einsichten und Best Practices bieten, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten.
4.1 Prüfung und Kontrolle von SOLL/IST
Sofern du vorab noch keine SOLL/IST Untersuchung angefertigt hast, solltest du dies spätestens jetzt tun. Dieser Schritt hilft sicherzustellen, dass das System genau das leistet, was es soll, und somit potenzielle Probleme im Tagesgeschäft verhindert.
Hier erklären wir dir, wie du diesen Prozess am besten angehst:
- Definiere klare Erwartungen (SOLL-Zustand): Zuerst musst du genau festlegen, was das System leisten soll. Das definiert welche Funktionen, App und Plugins installiert werden müssen und alle anderen erwarteten Ergebnisse, die tricoma 5 maneta leisten soll. Diese Ziele sollten messbar und klar definiert sein, damit du später objektiv feststellen kannst, ob sie erreicht wurden.
- Erfasse den aktuellen Zustand (IST-Zustand): Analysiere nun, wie das System aktuell leistet. Kläre mit unseren Beratern oder Servicepartnern ab, ob wirklich alle Apps installiert wurden, die du benötigst. Insbesondere sollte man hier einen Blick auf deine Logistik werfen und die Einstellungen der Scanstation prüfen.
- Vergleiche SOLL und IST: Sobald du sowohl die Erwartungen als auch den aktuellen Zustand klar definiert hast, vergleiche diese miteinander. Identifiziere Bereiche, in denen das System nicht den Erwartungen entspricht, und notiere spezifische Abweichungen.
- Entwickle einen Aktionsplan: Für jede identifizierte Abweichung solltest du einen detaillierten Aktionsplan erstellen. Dieser Plan sollte Maßnahmen zur Behebung der Probleme, verantwortliche Personen und einen Zeitplan enthalten. Hierbei kannst du dich auch gerne direkt an unsere Berater oder Servicepartner wenden, die dich dabei unterstützen und diesen Plan mit dir gemeinsam erstellen.
Best Practices:
- Nutzerakzeptanztests (UAT): Beziehe Endnutzer in den Testprozess ein, um sicherzustellen, dass das System den realen Anforderungen entspricht.
- Performance-Tests: Überprüfe nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Leistungsfähigkeit des Systems unter Last. Dies hilft, potenzielle Engpässe zu erkennen.
- Dokumentiere alles: Eine gründliche Dokumentation des Testprozesses und der Ergebnisse ist unerlässlich, um den Fortschritt nachzuverfolgen und bei Bedarf nachvollziehen zu können, welche Maßnahmen ergriffen wurden.
4.2 Schnittstellenprüfung
Fast alle Schnittstellen verfügen über eine Funktion um die Funktionsfähigkeit der Anbindung zu testen.
Die für den Test vorgesehenen Icons sehen wie im Screenshot dargestellt aus und können mit einem Mausklick dafür genutzt werden, um die Anbindung zu testen. Diese befinden sich immer dort, wo die allgemeinen Zugangsdaten für die Apps / Schnittstellen konfiguriert werden.
Es ist wichtig zu beachten, dass es bei verschiedenen Apps leichte Unterschiede im Prozess der Schnittstellenprüfung geben kann. Aus diesem Grund ist es essenziell, dass du dich an das Einrichtungstutorial jeder einzelnen App hältst, um detaillierte Anweisungen zur Durchführung der Schnittstellenprüfung zu erhalten.
Sollte ein Verbindungstest ohne ersichtlichen Grund fehlschlagen, kontaktiere bitte uns oder deinen Servicepartner durch das Ticketsystem im Kundenportal.
4.3 Testbestellungen
Die Durchführung von Testbestellungen ist ein wichtiger Schritt, um die Funktionsfähigkeit und Effizienz deines tricoma 5 maneta Systems zu gewährleisten, bevor du live gehst. Diese Tests simulieren den vollständigen Bestellprozess aus der Perspektive eines Kunden und ermöglichen es dir, sicherzustellen, dass alle Komponenten des Systems korrekt miteinander interagieren.
So führst du Testbestellungen durch:
- Simuliere den Kundenprozess: Führe eine oder mehrere Bestellungen durch, indem du den Prozess genau so nachverfolgst, wie es ein echter Kunde tun würde. Achte darauf, alle Schritte von der Produktauswahl über den Checkout bis zur Zahlungsabwicklung abzudecken.
- Verarbeite die Bestellung: Bearbeite die Bestellung im System so, als ob es eine echte Kundenbestellung wäre. Dies umfasst Schritte wie die Bestellbestätigung, die Kommissionierung der Ware, den Versand und gegebenenfalls die Rechnungsstellung.
- Überprüfe die Funktionalitäten: Stelle sicher, dass alle Schritte reibungslos funktioniert haben und du mit dem Ablauf zufrieden bist. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um die Benutzerfreundlichkeit deines Shops aus der Kundenperspektive zu bewerten.
- Storniere Testbestellungen: Nachdem du die Testbestellungen abgeschlossen und ausgewertet hast, solltest du diese stornieren, um sicherzustellen, dass sie nicht in deine zukünftigen Datenstämme einfließen. Das Zurücksetzen von Testbestellungen vor dem Livegang hilft, deine Daten sauber und korrekt zu halten.
Unterstützung durch das tricoma Beraterteam:
Es ist empfehlenswert, dass ein erfahrenes Mitglied des tricoma Berater-Teams dich bei den Testbestellungen unterstützt. Nicht nur können sie wertvolle Einblicke und Tipps geben, sie helfen auch beim Zurücksetzen der Testbestellungen, um die Integrität deiner Daten zu wahren. Zögere nicht, das Team für Unterstützung und Beratung zu kontaktieren.
Diese sorgfältige Prüfung deines Systems durch Testbestellungen ist entscheidend, um eventuelle Probleme vor dem Livegang zu identifizieren und zu beheben, sodass dein Geschäftsbetrieb von Anfang an reibungslos läuft.
4.4 Testdrucken
Vor dem offiziellen Start deines tricoma 5 maneta Systems ist der Testdruck ein wesentlicher Schritt, um sicherzustellen, dass alle Druckprozesse wie vorgesehen funktionieren. Dies betrifft vor allem den Druck von Labels, Etiketten und anderen für den Versand relevanten Dokumenten an der Scanstation. Korrekte Daten, die richtigen Dimensionen der Labels und die generelle Druckqualität sind entscheidend für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.
Durchführung des Testdrucks:
- Prüfung der Druckqualität: Stelle sicher, dass die gedruckten Labels und Etiketten klar und lesbar sind. Überprüfe, ob alle relevanten Informationen korrekt dargestellt werden.
- Überprüfung der Dimensionen: Vergewissere dich, dass die Größe der gedruckten Labels oder Etiketten den Anforderungen entspricht und für die vorgesehenen Produkte geeignet ist.
- Test unterschiedlicher Dokumente: Führe Drucktests für verschiedene Arten von Dokumenten durch, die in deinem Betrieb benötigt werden, um sicherzustellen, dass alle Druckanforderungen erfüllt werden können.
Behebung von Druckproblemen:
Sollten beim Testdruck oder mit den Druckservern generell Probleme auftreten, gibt es mehrere Schritte, die du unternehmen kannst, um gängige Probleme selbst zu lösen: https://tricoma.de/modul.php?modul=tricoma&modulkat=tutlink&ID=1050
Wenn du trotz dieser Anleitungen weiterhin Schwierigkeiten mit dem Druckprozess hast, zögere nicht, dich an das tricoma Support-Team oder einen unserer Servicepartner zu wenden. Eine frühzeitige Identifizierung und Behebung von Druckproblemen vor dem Livegang hilft, Unterbrechungen im Geschäftsablauf zu vermeiden und sorgt für einen reibungslosen Start. Gerne können wir hier auch anbieten, via TeamViewer die Einrichtung der Druckerscripte für dich zu prüfen und ggf. korrigierend einzugreifen.
4.5 Finale QA
Die finale Qualitätsprüfung (QA) ist ein entscheidender Schritt vor dem Livegang deines tricoma-Systems. Sie gewährleistet, dass alle Systemkomponenten korrekt konfiguriert sind und das System bereit ist, automatisiert zu laufen. Dieser Prozess umfasst eine gründliche Überprüfung verschiedener Aspekte des Systems:
Wichtige Prüfpunkte vor dem Livegang:
- Abschluss des Einrichtungsassistenten: Stelle sicher, dass der Einrichtungsprozess vollständig durchlaufen und abgeschlossen wurde.
- Produktübertragung und -freigabe: Überprüfe, ob alle Produkte korrekt ins System übertragen und für den Verkauf freigegeben wurden.
- Testbestellungen und Testdruck: Bestätige, dass die Testbestellungen und der Testdruck erfolgreich durchgeführt wurden und alle Prozesse wie erwartet funktionieren.
- Bearbeitung von must-have Themen: Stelle sicher, dass alle kritischen Themen, die in der SOLL/IST-Analyse identifiziert wurden, bearbeitet und abgeschlossen sind.
- Abschluss von Individualentwicklungen: Überprüfe, ob etwaige Individualentwicklungen, die für dein Geschäft wichtig sind, abgeschlossen wurden.
Nächste Schritte nach der QA:
- Terminvereinbarung für den Livegang: Nach erfolgreicher QA und sobald alle Konfigurationen von den tricoma Beratern oder Servicepartnern als korrekt befunden wurden, wird ein Termin für den Livegang festgelegt.
- Deaktivierung von Cronjobs für nicht eingerichtete Apps: Um die Systemintegrität zu wahren und potenzielle Probleme zu vermeiden, werden Cronjobs für Apps oder Connectoren, die bis zum Livegang nicht eingerichtet wurden, vorsorglich deaktiviert.
Sofern noch offene Punkte existieren, sollten diese in enger Zusammenarbeit mit dem tricoma Support-Team oder den Servicepartnern angegangen und geklärt werden. Dies kann abhängig vom Aufwand durch ein oder mehrere Beratungsgespräche erfolgen.
Diese finale QA stellt sicher, dass dein tricoma-System optimal konfiguriert ist und reibungslos funktionieren wird, sobald es in den Livebetrieb übergeht. Es ist wichtig, diesen Schritt sorgfältig und ohne Eile durchzuführen, um einen erfolgreichen Start zu gewährleisten.
5. Livegang
Der Livegang deines tricoma-Systems markiert einen bedeutenden Meilenstein, da es den Übergang von der Test- und Einrichtungsphase zum vollautomatischen Betrieb darstellt. Ab diesem Zeitpunkt wird tricoma 5 maneta dein bisheriges System vollständig ersetzen und sämtliche Geschäftsprozesse automatisiert über die konfigurierten Schnittstellen abwickeln.
So läuft der Livegang ab:
- Koordination über das Kundenportal: Die Terminvereinbarung erfolgt über das Ticket „Liveschaltung Ihres tricoma Systems“, das in deinem Kundenportal zu finden ist. Dort kannst du alle notwendigen Informationen einsehen und die Termine in Absprache mit dem tricoma-Team koordinieren.
- Terminplanung: Für den Livegang werden mehrere Termine benötigt – einen Haupttermin und mindestens einen Ausweichtermin. Diese Termine dienen dazu, den Übergang sorgfältig zu planen und durchzuführen, um etwaige Risiken zu minimieren und einen nahtlosen Start zu gewährleisten. Achtung: Liveschaltungen sind i.d.R. nur Montag – Mittwoch möglich.
- Aktivierung der Cronjobs: Die für den automatisierten Betrieb essentiellen Cronjobs werden von einem tricoma-Berater oder einem Gold-Status Servicepartner aktiviert. Diese Schritte sind entscheidend, um sicherzustellen, dass das System reibungslos und ohne manuelle Eingriffe funktioniert.
Wichtige Hinweise zum Livegang:
- Kommunikation: Stelle sicher, dass alle Beteiligten über die Termine und den geplanten Ablauf informiert sind. Eine klare Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg des Livegangs.
- Datenprüfung: Überprüfe ein letztes Mal alle Daten und Konfigurationen, um sicherzustellen, dass keine kritischen Probleme bestehen, die den Betrieb stören könnten.
- Support-Bereitschaft: Es ist ratsam, dass Support-Mitarbeiter von tricoma oder des Servicepartners während und kurz nach dem Livegang erreichbar sind, um schnell auf eventuelle Probleme reagieren zu können.
- Dokumentation: Halte alle Schritte und Änderungen, die während des Livegangs vorgenommen werden, sorgfältig dokumentiert. Dies hilft bei der Nachverfolgung und bei etwaigen Anpassungen nach dem Livegang.
Der Livegang ist ein aufregender Schritt, der den Beginn eines neuen Kapitels in der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse markiert. Mit der sorgfältigen Planung und Durchführung dieses Schrittes legst du den Grundstein für einen erfolgreichen Einsatz deines tricoma-Systems.
6. Abschluss
Herzlichen Glückwunsch zum erfolgreichen Abschluss der Einrichtung deines tricoma 5 maneta Systems! Jetzt, wo alles eingerichtet ist, ist es der ideale Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass du und dein Team vollständig auf die Nutzung des Systems vorbereitet seid. Eine gründliche Schulung kann dabei helfen, das Potenzial von tricoma voll auszuschöpfen und eure Arbeitsabläufe zu optimieren.
So organisierst du eine Schulung über das Kundenportal:
- Im Kundenportal einloggen: https://support.tricoma.de/
- Ticketsystem -> Kontakt aufnehmen
- Wenn kein Beratungskontigent gekauft wurde:
- Beratung / Support
- kostenpflichtige Individualberatung
- kostenpflichtige Beratung per Telefontermin
- Allgemeine Bedienerfragen
- Wählen Sie einen passenden Ansprechpartner sowie Termin
- Beschreiben Sie im Detail, auf was genau Ihre Schulung Bezug nehmen soll
- Wenn Beratungskontingent gekauft wurde:
- Beratung / Support
- Nutzung Support- od. Einrichtungskontingent
- Beschreiben Sie im Detail, auf was genau Ihre Schulung Bezug nehmen soll
Schulungen durch unsere Partner:
Unsere Partner bieten bereits ab dem Bronze-Status allgemeine Schulungen an. Zögere nicht, auch bei unseren Servicepartnern nach spezifischen Schulungen für tricoma 5 maneta zu fragen.
Mit der richtigen Schulung kann dein Team das neue System effizient nutzen, wodurch ihr eure Arbeitsprozesse verbessern und die Vorteile von tricoma 5 maneta vollständig ausschöpfen könnt.
Wir wünschen dir und deinem Team viel Spaß und Erfolg mit eurem neuen tricoma System!
